Wie Sie Betrug und Mitarbeiterdiebstahl in Ihrem Unternehmen verhindern - Richtlinien und Pläne

Viele Kleinunternehmer glauben, dass sie, da sie eine intime, engmaschige Operation haben, nicht anfällig für Betrug sind, obwohl das Gegenteil der Fall ist. Die Association of Certified Fraud Examiners berichtet, dass kleine Unternehmen mehr Betrugsfälle erfahren als mittlere oder große Unternehmen. Durch das Entwerfen und Implementieren geeigneter interner Kontrollen in Ihrem Unternehmen können Sie Betrugsfälle erkennen und verhindern, dass Mitarbeiter sie überhaupt erst versuchen.

Wer begeht Betrug?

Während Sie vielleicht denken, dass Betrüger gehärtete Kriminelle sind, die von Job zu Job springen, berichtet das Journal of Accountancy, dass die meisten Personen, die beruflichen Betrug begehen, Ersttäter sind. Außerdem nehmen sehr wenige Betrüger eine Arbeit mit der Absicht an, das Geschäft zu betrügen.

Dies bedeutet, dass sorgfältige Einstellungsverfahren und sorgfältige Hintergrundprüfungen nicht ausreichen, um Betrug in Ihrem Unternehmen zu verhindern. Es gibt jedoch bestimmte Faktoren, die eine Person eher zum Betrug verleiten.

Die Association of Certified Fraud Examiners behaupten, dass es drei Elemente gibt, die typischerweise vorhanden sind, wenn ein Betrug auftritt. Erstens empfindet der einzelne Betrüger finanziellen Druck - hohe Schulden, ein verschwenderischer Lebensstil, Familienmitglieder mit finanziellen Problemen und Spielsucht sind mögliche Druckquellen.

Zweitens muss der Einzelne einen Weg finden, den Betrug zu rationalisieren. Ein interner Monolog von "Ich werde nicht genug bezahlt", "Ich arbeite härter als der Chef", "Die Firma wird das nie verpassen" und "Ich verdiene das", alle helfen einer Person, unethisches Verhalten zu rechtfertigen.

Schließlich brauchen Einzelpersonen die Möglichkeit, Betrug zu begehen. Während Sie als Geschäftsinhaber nicht immer die finanzielle Situation oder Einstellung einer Person beeinflussen können, können Sie den Opportunity-Faktor durch Kontrollmechanismen und entsprechende interne Kontrollen beeinflussen.

Häufige Arten von Betrug

1. Vermögensveruntreuung

Laut der Association of Certified Fraud Examiners ist die Veruntreuung von Vermögenswerten die häufigste Art von Betrug, die in kleinen Unternehmen auftritt. Die missbräuchliche Verwendung von Vermögenswerten tritt auf, wenn ein Mitarbeiter oder Auftragnehmer ein System entwickelt, um Unternehmensressourcen wie Bargeld oder Inventar zu stehlen oder zu missbrauchen.

Achten Sie genau darauf, wie Ihr Unternehmen Geld von Kunden sammelt. Wenn die richtigen Maßnahmen nicht vorhanden sind, kann eine Person das Geld abfangen und es vor dem Besitzer verstecken.

2. Skimming

Skimming, eine beliebte Art, Bargeld zu stehlen, beinhaltet den Diebstahl einer eingehenden Zahlung, bevor sie vollständig in den Finanzunterlagen des Unternehmens erfasst werden kann. Angenommen, ein Kunde möchte ein Produkt in einem Ladengeschäft kaufen. Ein intriganter Vertriebsmitarbeiter könnte die Zahlung für die Waren akzeptieren, aber das Bargeld einbehalten, anstatt die Transaktion zu erfassen.

Beim Abschöpfen kann ein Mitarbeiter entweder nur einen Teil der Zahlung erfassen - beispielsweise nur 50 USD, wenn 100 USD gezahlt wurden - oder die Zahlung nicht vollständig erfassen. Da die Verkaufstransaktion nicht aufgezeichnet wird, wird auch das Inventar des Geschäfts nicht aktualisiert. Das bedeutet, dass das tatsächliche Geschäftsinventar in Wirklichkeit kleiner ist als das, was sich in den Buchführungsunterlagen widerspiegelt.

Es sind nicht nur persönliche Transaktionen, die skimmingfähig sind. Ein Mitarbeiter der Buchhaltung oder Bürokraft, der Kundenzahlungen erhält, kann auch eingehende Geldbeträge einlösen. Der Mitarbeiter kann dann eine Gutschrift fälschen oder das Konto als uneinbringlich abschreiben, so dass das Unternehmen die fehlende Zahlung nicht bemerkt.

Ein komplexer, aber ziemlich verbreiteter Betrug bei der Debitorenbuchhaltung besteht darin, Kundenzahlungen zu überlappen. In einem Läppschema speichert ein Buchhalter oder Buchhalter die Geldzahlung, die ein Kunde für das Konto dieses Kunden leistet. Um den Mangel zu überdecken, verwendet der Buchhalter eine von einem zweiten Kunden erhaltene Zahlung auf das Konto des ersten Kunden. Wenn der zweite Kunde einen falschen Kontostand bemerkt, verwendet der Buchhalter eine Zahlung von einem dritten Kunden, um das Defizit zu decken - und so weiter.

Da die Zahlungen so schlecht verwaltet werden, wird das System von irgendjemanden immer wieder erfasst. Dennoch können Betrüger über Monate oder sogar Jahre hinweg Überläufe verhindern, ohne erwischt zu werden.

3. Bargeld Larceny

Cash-Diebstahl ist ähnlich wie das Skimming in dem Sinne, dass ein Angestellter oder Auftragnehmer das eingehende Geld stiehlt. Der Unterschied zum Bargelddelikt besteht darin, dass der Mitarbeiter das Geld stiehlt, nachdem es in den Geschäftsbüchern verzeichnet wurde.

Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter Geld von der Kasse stehlen, nachdem eine Transaktion aufgezeichnet wurde. Der Mitarbeiter kann eine betrügerische Kassenauszahlung erfassen, um die Tatsache zu verbergen, dass Bargeld fehlt. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter den vorherigen Verkauf stornieren oder eine Rückerstattung vornehmen und das entsprechende Geld aus dem Register nehmen.

Zeichen, dass Bargeld gestohlen wird
Skimming-Schemas, bei denen Bargeld abgefangen wird, bevor es aufgezeichnet wird, können schwierig zu erkennen sein. Sie können diese Warnzeichen bemerken:

• Geringes Inventar Wenn das tatsächliche Inventar im Geschäft niedriger ist als das, was es laut den Büchern sein sollte, ist es möglich, dass ein Mitarbeiter nicht alle Verkäufe aufzeichnet.
• Lücken in nummerierten Dokumenten . Für Restaurants und andere Unternehmen, die vornummerierte Gutscheine verwenden, könnte eine Lücke in den Gutscheinen bedeuten, dass ein Mitarbeiter eine Quittung wegwarf und das Geld behielt.
• Kundenbeschwerden . Wenn ein Mitarbeiter Zahlungen pausiert, tendieren Kunden dazu, sich zu beschweren und zu beschweren, dass ihre Kontoauszüge nicht richtig sind.
• Niedriger Umsatz während bestimmter Veränderungen . Wenn die Bareinlagen niedriger sind, wenn ein bestimmter Mitarbeiter arbeitet, könnte dies auf Bargelddiebstahl hindeuten.

Interne Kontrollen, um Diebstahl von Bargeld zu verhindern

• Erfordert die Genehmigung durch den Manager zur Ausgabe von Gutschriften, Stornierungsverkäufen oder Abschreibungskonten . Sobald jemand anderes an der Transaktion beteiligt ist, hat ein hinterhältiger Mitarbeiter weniger Gelegenheit, unbemerkt zu stehlen.
• Monatliche Kontoauszüge ausgeben Es ist weniger wahrscheinlich, dass ein Mitarbeiter sich mit Kundenzahlungen herumschlägt, wenn Kunden eine regelmäßige Aktualisierung ihres Kontostands erhalten.
• Institut obligatorische Ferienzeit und Jobrotationen . Läppeschemata fallen schnell auseinander, sobald der schuldige Mitarbeiter nicht die Möglichkeit hat, Bargeld umzuschichten.
• Führen Sie Ãœberraschungs-Bargeldzählungen durch . Durch den Vergleich von Kassenbeständen mit Bareinnahmen können Manager Bardiskonjunkturen schnell identifizieren.
• Videokameras . Die Mitarbeiter verhalten sich weniger schlecht, wenn eine Videokamera die Register überwacht.
• Sperrboxen . Indem Kundenzahlungen direkt an eine Bankschließbox gesendet werden, geht Bargeld nicht durch Mitarbeiterhände und Mitarbeiter haben nicht die Möglichkeit, es zu stehlen.

4. Betrügerische Barauszahlungen

Anstatt Geld zu heben, wie es in das Geschäft kommt, stehlen andere Betrüger ausgehende Barauszahlungen. Von all den Wegen, in denen sich die Mitarbeiter und die Unternehmer der Vermögenswerte des Unternehmens entziehen, ist das Stehlen von Bargeld durch die Herstellung betrügerischer Barauszahlungen die am häufigsten verwendete Taktik.

5. Abrechnungsmodelle

Mitarbeiter können Waren und Dienstleistungen in Rechnung stellen, die das Unternehmen nie erhalten hat, und das Geld einlösen. Der Angestellte fälscht Rechnungen mit erfundenen Dienstleistungen oder Produkten und wenn der Scheck ausgezahlt wird, kassiert der Betrüger es selbst. Der Mitarbeiter erhält eine Zahlung an einen nicht vorhandenen Anbieter unter Verwendung des Namens einer Shell-Firma, die der Mitarbeiter oder ein Freund oder Familienmitglied besitzt.

Mitarbeiter können auch mit einem bestehenden Anbieter zusammenarbeiten, um das Unternehmen für Produkte zu überlasten. Im Gegenzug für die Übertreibung einer überhöhten Rechnung gibt der Verkäufer dem Mitarbeiter eine Gewinnkürzung.

Anzeichen für ein Abrechnungsschema

• Die Preise eines Anbieters sind im Wesentlichen gestiegen . Wenn die Preise eines Anbieters zu einem höheren Prozentsatz gestiegen sind als die Industrienorm, könnte es sein, dass Sie kein faires Angebot bekommen.
• Mitarbeiterpräferenz für einen bestimmten Lieferanten . Ein Mitarbeiter, der auf einem bestimmten Anbieter besteht oder nicht dazu bereit ist, Angebote von anderen Vertragspartnern zu erhalten, erhält möglicherweise einen Schmiergeldzuschuss.

Interne Kontrollen zur Verhinderung eines Abrechnungsmodells

• Pflegen Sie eine Liste genehmigter Lieferanten und schreiben Sie nur Schecks an zugelassene Lieferanten . Dies verhindert, dass Sie Zahlungen an Shell-Unternehmen oder Freunde von Mitarbeitern leisten. Bevor Sie einen Anbieter zur Liste hinzufügen, führen Sie einige Nachforschungen durch und stellen Sie sicher, dass es sich um eine seriöse Firma handelt.
• Zusammen mit einer genehmigten Lieferantenliste pflegen Sie eine genehmigte Preisliste . Dies erschwert es den Mitarbeitern, die Preise im Einvernehmen mit den Anbietern zu erhöhen.
• Fragen Sie nach einer Kopie des Empfangsberichts, bevor Sie die Prüfungen unterschreiben . Auf diese Weise signieren Sie nur die Produkte, die das Unternehmen tatsächlich erhalten hat.

6. Kostenerstattungspläne

Eine andere Möglichkeit, Geld aus einem Unternehmen zu bekommen, ist es, Spesenabrechnungen zu täuschen. Mitarbeiter können eine künstlich große Rückerstattungsüberprüfung erhalten, indem sie persönliche Ausgaben, nicht vorhandene Ausgaben hinzufügen oder auf eine Kostenrückerstattungsanfrage andere Ausgaben aufblasen.

Anzeichen für ein Kostenerstattungssystem

• Extravagante Spesenabrechnungen Wenn bestimmte Ausgabenberichte eines Mitarbeiters über den historischen Durchschnittswerten oder Berichten anderer Mitarbeiter liegen, ist dies ein Zeichen dafür, dass der Mitarbeiter zu viel ausgibt.
• Mitarbeiter sendet keine Quittungen . Wenn Originalbelege nicht an die Spesenabrechnung angehängt sind, wissen Sie nie, ob der Mitarbeiter tatsächlich die Kosten übernommen hat.

Interne Kontrollen zur Vermeidung von Kostenerstattungsprogrammen

• Erfordern Belege für Ausgabenrückerstattungen . Wenn Sie dies nicht tun, können Mitarbeiter Ausgaben hinzufügen, die sie nie wirklich getätigt haben.
• Dokumentieren Sie die Spesenrückerstattungsrichtlinien Ihres Unternehmens . Machen Sie sich klar, welche Arten von Ausgaben erstattet werden können und welche nicht für eine Erstattung in Frage kommen. Stellen Sie allen Mitarbeitern eine Kopie der Richtlinie zur Verfügung.
• Vergleichen Sie die Ausgabenberichte aller Mitarbeiter, die eine bestimmte Reise unternommen haben . Wenn man viel höher ist als die anderen, ist das ein Zeichen dafür, dass die Kosten aufgebläht sind oder der Mitarbeiter zu viel Geld ausgibt.

7. Überprüfen Sie die Änderungspläne

Mitarbeiter oder Auftragnehmer, die Zugang zu ausgehenden Unternehmenskontrollen haben, können diese zu ihrem eigenen Vorteil manipulieren. Wenn leere Schecks nicht sicher aufbewahrt werden, kann jemand ein paar stehlen und sie an sich selbst oder an einen Freund weitergeben. Ein Buchhalter, der Schecks für einen Geschäftsinhaber ausstellt, um ihn zu unterschreiben, kann später den Namen auf einem Scheck ändern, abfangen und selbst einlösen.

Anzeichen von Scheckmanipulation

• Lücken in den Prüfziffern . Wenn es in Ihren nummerierten Blankoschecks eine sequenzielle Lücke gibt, ist es möglich, dass jemand ein paar hochgehoben hat.
• Verkäuferbeschwerden . Wenn ein Anbieter Ihnen mitteilt, dass er keine Zahlungen erhalten hat, obwohl Sie den Scheck gekürzt haben, wurde die Zahlung möglicherweise abgefangen.

Interne Kontrollen zur Verhinderung von Manipulationen

• Halten Sie Blankoschecks sicher . Sie sollten zu jeder Zeit in Ihrem Büro eingesperrt sein. Geben Sie Ihren Schlüssel nicht frei und erstellen Sie nur die Schecks, wenn Ihre Buchhaltung bereit ist, sie auszudrucken.
• Ãœberprüfen Sie jeden Monat Ihren Business Bank Statement . Suchen Sie nach Scheckbeträgen, die Sie nicht erkennen. Bitten Sie Ihre Bank, einen Bild-Scan von eingelösten Schecks einzuschließen, damit Sie sicherstellen können, dass sie vor der Bestätigung nicht manipuliert wurden.

8. Diebstahl von Inventar und anderen Vermögenswerten

Selbst wenn Ihr Geld sicher ist, können Mitarbeiter Wege finden, um physische Vermögenswerte wie Computer, Firmenprodukte und Inventar zu stehlen oder zu missbrauchen.

Empfangen von Schemas
Mitarbeiter, die am Empfangsprozess beteiligt sind, können zum Zeitpunkt der Lieferung Inventar oder Produkte stehlen. Die intriganten Mitarbeiter können den eingehenden Versandbericht und das Unternehmen, das den Bericht erhält, modifizieren, um den Betrug zu verbergen. Wenn diese Mitarbeiter auch Zugriff auf Einkaufsdatensätze haben, können sie die Bestellanforderung so ändern, dass sie den gefälschten Versandberichten entsprechen.

9. Vermögens-Larceny

Wenn es nicht viele physische Kontrollen gibt, um die Vermögenswerte zu überwachen, können Mitarbeiter und Auftragnehmer das Firmeneigentum einfach von den Räumlichkeiten nehmen und es niemals zurückgeben.

Zeichen, dass Vermögenswerte gestohlen werden

• Geringes Inventar Wenn das Inventar der Bücher höher ist als die tatsächlichen Lagerbestände, könnte jemand stehlen.
• Dokumentation des schlechten Qualitätsbestands Wenn die unterstützenden Kauf- und Empfangsdokumente nicht die Originale sind oder scheinbar verändert wurden, handelt es sich möglicherweise um die Arbeit eines Diebes.

Interne Kontrollen zur Verhinderung des Diebstahls physischer Vermögenswerte

• Führen Sie zufällige Inventurzählungen durch . Dies kann Sie auf Lagerknappheit hinweisen und Mitarbeiter weniger stehlen lassen.
• Inventory Duties segregieren . Dieselbe Person sollte nicht verantwortlich sein für den Kauf und Empfang von Produkten.
• Installieren Sie Sicherheitskameras . Ãœberwachen Sie insbesondere die Räume und Bereiche, in denen Inventar und wertvolle Produkte gelagert werden.
• Halten Sie Inventar und Vermögenswerte sicher . Bereiche mit wertvollen Vermögenswerten sollten nach Möglichkeit gesperrt werden, und nur bestimmte Mitarbeiter sollten die Schlüssel haben.

Weitere Tipps zur Vermeidung von Kleinunternehmen Betrug

Darüber hinaus gibt es allgemeine Strategien, mit denen Sie Betrug vermeiden können. Indem Sie die Art und Weise ändern, wie Sie Aufgaben delegieren, können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass jemand Ihr Unternehmen betrügt.

1. Kennen Sie Ihre Mitarbeiter

Cowan, Gunteski & Co., ein CPA-Unternehmen, stellt fest, dass Sie potentielle Betrugsfälle im Keim ersticken können, wenn Sie sich der Veränderungen im Verhalten und in den Einstellungen der Mitarbeiter bewusst sind. Checken Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern ein und nehmen Sie sich Zeit, um darüber zu plaudern, wie es läuft.

Achten Sie besonders auf diese Verhaltensweisen, die am häufigsten mit Betrügern verbunden sind:

• Ãœber ihre Verhältnisse leben - zum Beispiel ein Mitarbeiter mit einem niedrigen Gehalt, der ein Luxusfahrzeug fährt oder einen verschwenderischen Urlaub nimmt
• Finanzielle Schwierigkeiten haben oder Probleme haben, über die Runden zu kommen
• Aufrechterhaltung einer ungewöhnlich engen Beziehung zu einem bestimmten Anbieter
• Unwillig, einem anderen Mitarbeiter die Ãœbernahme einiger Aufgaben zu gestatten
• Sich nie krank melden oder Urlaub machen
• Eine Scheidung durchmachen oder mit familiären Problemen kämpfen

Natürlich wollen Sie niemals davon ausgehen, dass Mitarbeiter gerade deshalb stehlen, weil sie einige dieser Eigenschaften aufweisen. Wenn Sie jedoch vermuten, dass Betrug vorliegt, können Sie Ihre Überwachungs- und Betrugspräventionsmaßnahmen auf Abteilungen und Bereiche konzentrieren, in denen Mitarbeiter mit hohem Risiko arbeiten. Versuchen Sie Mitarbeitern zu helfen, die gestresst oder finanziell in irgendeiner Weise leiden, die Sie können - Sie werden mehr Mitarbeiter halten und Mitarbeiterbindung aufbauen.

2. Mit Integrität verwalten

Wie Sie sich als Unternehmensinhaber verhalten, kann sich auf die Einstellungen Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Diebstahl auswirken. Wenn Sie in die Ecke gehen und nicht ethisch handeln, neigen die Leute, die für Sie arbeiten, eher dazu, dasselbe zu tun. Umgekehrt, wenn Sie eine konzertierte Anstrengung unternehmen, um ehrlich und ethisch in Ihren Geschäften zu sein, werden Angestellte verstehen, dass das gleiche Verhalten von ihnen erwartet wird.

Erstellen Sie einen Verhaltenskodex, der die Art von Verhalten beschreibt, die Sie von jedem in Ihrem Unternehmen erwarten. Stellen Sie außerdem klar, dass Ihre Tür immer offen für Mitarbeiter ist, die ihre Bedenken bezüglich des Geschäftsbetriebs teilen möchten. Der Verband der zertifizierten Betrugsprüfer fand heraus, dass die meisten Manager nach einem Trinkgeld von einem Betrug am Arbeitsplatz erfahren. Ziehen Sie in Betracht, eine anonyme Hotline einzurichten, um mutmaßlichen Betrug zu melden.

3. Pflichten trennen

Eine der besten internen Kontrollen zur Verhinderung von Betrug ist die Aufgabentrennung. Mit anderen Worten, eine Person sollte nicht für so viele Aufgaben verantwortlich sein, dass Betrug begangen und ohne das Wissen des Besitzers vertuscht werden kann. Um Betrugsmöglichkeiten auszuschließen, sollte niemand die Verwahrung von Vermögenswerten (wie Bargeld und wertvolle Produkte), die Möglichkeit, Buchhaltungsinformationen über diese Vermögenswerte aufzuzeichnen oder zu ändern, sowie die Befugnis, Transaktionen über die Vermögenswerte zu autorisieren, besitzen.

In kleinen Unternehmen ist es schwierig, Pflichten zu erfüllen, weil man einfach nicht genug Leute hat, um die Aufgaben zu teilen. Dennoch gibt es Schritte, um Schlüsselfunktionen mit nur zwei oder drei Mitarbeitern aufzuteilen.

Angenommen, Sie und ein Büroleiter sind die einzigen zwei Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Während Ihr Büroleiter möglicherweise Zugang zu nicht eingezahlten Mitteln hat, den Kontoauszug abgleicht und Rechnungen und Bankeinlagen erstellt, sollten Sie derjenige sein, der den Kontoauszug prüft, die E-Mail öffnet, Transaktionen überprüft und Gutschriften genehmigt.

Wenn Sie einen dritten Mitarbeiter haben - zum Beispiel einen Büroassistenten - lassen Sie diesen Mitarbeiter den Kontoauszug abgleichen, öffnen Sie die Post und bereiten Sie Bankguthaben vor. Dies entlastet Sie und macht es dem Büroleiter schwerer, gestohlene Zahlungen zu verbergen.

Letztes Wort

Die Implementierung interner Kontrollen ist ein entscheidender Teil des Schutzes Ihres Unternehmens. Es kann jedoch in der Praxis schwierig sein, dies zu tun.

Mitarbeiter und Auftragnehmer verstehen möglicherweise nicht, warum sich ihre Aufgaben ändern. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, dass die Kontrollen vorhanden sind, um sie als Arbeiter und Unternehmen zu schützen. Engagieren Sie sie bei der Verbesserung der Unternehmenssicherheit und fragen Sie regelmäßig nach ihren Anregungen. Als Personen, die die tägliche Arbeit erledigen, haben sie möglicherweise Einblick in bestimmte Prozesse, die Ihnen helfen können, die Kontrollen zu verbessern. Sie können Ihnen auch mitteilen, welche Steuerelemente gut funktionieren und welche nicht.

Waren Sie jemals in einem Geschäft, in dem jemand Betrug begangen hat, tätig? Wie ist es passiert?

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