Jedes Jahr wird es immer schwieriger, die notwendigen Informationen zu sammeln, um Ihre Steuererklärung auszufüllen und einzureichen, oder? Dieses Problem kann durch die Implementierung eines effizienten Home-Filing-Systems gemildert werden.
Aber das Ausfüllen Ihrer jährlichen Steuern ist nicht der einzige Grund für ein gutes Ablagesystem. Es ist wichtig, Belege zu erhalten, um zu zeigen, wie viel Sie für Immobilien und Investitionen gezahlt haben, und um zu beweisen, wann die Einkäufe getätigt wurden. Es ist fast unmöglich, ein Darlehen zu erhalten, ohne Aufzeichnungen über Ihre Einnahmen und Ausgaben zu veröffentlichen.
Den Papierkram zu verfolgen, ist eine Notwendigkeit, und er kann Probleme für diejenigen bereiten, die unvorbereitet und desorganisiert sind. Das Erstellen eines Home Filing-Systems, das sinnvoll ist, kann jedoch sehr einfach sein.
Wenn Sie noch nicht auf ein papierloses System zum Speichern von Dokumenten umgestellt haben, können Sie ein System dennoch problemlos verwalten, um alle Ihre Aufzeichnungen zu verfolgen.
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Beschriften Sie den Erweiterungsordner für das Jahr. Erstellen Sie dann wie folgt eine Beschriftung für jeden Dateiordner:
Sobald Sie Ihre Ordner markiert haben, beginnen Sie mit der Organisation Ihres Ablagesystems. Im Laufe des Jahres können Sie weitere Ordner hinzufügen, in denen Belege für neue Kategorien gespeichert werden, die Sie im Auge behalten müssen, z. B. Ausgaben für Bildung, Haustiere oder Reisen.
Legen Sie Ihre Dateiordner in den Erweiterungsordner und bewahren Sie Ihr Ablagesystem sicher in einer Schublade oder einem Aktenschrank auf. Wann immer Sie einen Kauf tätigen oder eine Rechnung auszahlen, sollten Sie Ihre Quittung sofort in den entsprechenden Ordner legen.
Erstellen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung "Rechnungen zum Bezahlen", um die Rechnungszahlungen zu unterstützen. Bewahren Sie diesen Ordner an einem gut sichtbaren Ort auf, damit Sie daran erinnert werden, ihn regelmäßig zu durchsuchen, um Ihre ausstehenden Rechnungen zu begleichen. Nachdem Sie jede Rechnung bezahlt haben, legen Sie die Akte in den entsprechenden Ordner in Ihrem Ablagesystem.
Sie sollten auch einen Ordner mit der Bezeichnung "Needs Attention" erstellen. Zum Beispiel, wenn Sie eine Anfrage bezüglich einer verdächtigen Ladung auf Ihrer Kreditkarte stellen müssen oder wenn Sie einen Anbieter kontaktieren müssen, der Ihnen keine Gutschrift für Ihre Zahlung gegeben hat Bei der letzten Rechnung sollten Sie eine Aufzeichnung oder Erinnerung in diesem Ordner aufbewahren.
Tägliche Archivierungsmethode Durch die Implementierung dieses Systems können Sie die Zeit, die Sie mit der Suche in verstreuten Papieren verbringen, reduzieren, indem Sie Ihre Dateien in organisierten, entsprechend beschrifteten Dateien ablegen. Erstellen Sie eine tägliche Routine, um Ihre Dateien konsistent und ordnungsgemäß zu pflegen:
In den meisten Fällen sollten Sie Aufzeichnungen für mindestens drei Jahre aufbewahren, da die IRS in der Regel drei Jahre in Ihrer Geschichte während einer Steuerprüfung sucht. Allerdings kann der IRS wählen, zusätzliche drei Jahre in Ihre Geschichte zu suchen, aus diesem Grund ist es ratsam, Datensätze für sechs Jahre zu speichern.
Hier sind einige Aufzeichnungen, die Sie für sechs Jahre aufbewahren sollten:
Jedes Stück Papier, das Informationen zu Ihrer Steuererklärung unterstützt, sollte für die sechs Jahre nach dem Datum Ihrer Einreichung gespeichert werden.
Es gibt jedoch einige Datensätze, die Sie für immer behalten möchten:
Nachdem Sie Ihre Steuererklärung für das Jahr abgeschlossen haben, gibt es einige Papierkram, die verworfen werden können. Sofern es sich nicht um Ihre Steuererklärung handelt, sollten Sie die folgenden Elemente entfernen können:
Es gibt keine Zeit wie heute, um mit der Organisation Ihrer Unterlagen zu beginnen. Je früher Sie ein organisiertes Ablagesystem einrichten, desto schneller können Sie die Früchte eines unordentlichen Hauses oder Büros ernten. Sie können es auch viel einfacher finden, auf Papierkram oder Aufzeichnungen zuzugreifen, wann immer Sie es brauchen.
Verwenden Sie ein Home-Filing-System? Welche Strategien haben sich für Sie bewährt?
(Fotokredit: Bigstock)
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