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8 Möglichkeiten zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität in Ihrem kleinen Unternehmen


Wenn Sie ein Unternehmer sind, dann haben Sie wahrscheinlich viel Forschung betrieben, um Tipps für kleine Unternehmen zu finden, die Ihre Produktivität steigern. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie nie genug Zeit am Tag, also müssen Sie es gut nutzen.

Aber was ist mit Ihrem Team? Im Gegensatz zu gigantischen Unternehmen haben Sie kein massives Gehaltsbudget, so dass jede Minute, in der Ihr Team auf der Uhr steht, so effizient wie möglich genutzt werden muss.

Arbeiter in den Vereinigten Staaten haben jedoch ein Produktivitätsproblem. Wir verbringen mehr Zeit in der Arbeit als die meisten anderen Industrieländer, aber diese zusätzliche Zeit bedeutet nicht, dass wir mehr erledigen. Tatsächlich ist die Produktivität seit der Großen Rezession allgemein rückläufig.

Eine der besten Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität besteht darin, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern, da Produktivität und Engagement Hand in Hand gehen. Es gibt jedoch viele andere kosteneffektive Strategien, mit denen Sie mehr aus Ihrem Team herausholen können.

Die Bedeutung von Work-Life-Balance

Bevor Sie irgendwelche Pläne zur Steigerung der Produktivität Ihres Teams umsetzen, ist es wichtig, die Psychologie hinter der Produktivität selbst zu verstehen. Was genau macht manche Arbeiter produktiver als andere?

Die Antwort ist ziemlich einfach. Forschungen an der University of Warwick haben ergeben, dass die Mitarbeiter 12% produktiver sind, wenn sie zufrieden sind. Glück und eine positive Work-Life-Balance führen oft zu engagierten, engagierten und vor allem produktiven Mitarbeitern.

Wenn das etwas zu einfach klingt, schauen Sie sich den Arbeitsmarkt in Dänemark an. Nach dem World Values ​​Survey sind Dänen die glücklichsten der Welt, und dazu gehört auch die Zeit, die sie bei der Arbeit verbringen. Das dänische Außenministerium erklärt, dass sie auch das zweitproduktivste Land in der Europäischen Union sind.

Im OECD-Better-Life-Index stehen Dänemark und die Niederlande ganz oben auf der Liste der Länder mit der besten Work-Life-Balance. Wie Sie sich denken können, sind die Vereinigten Staaten fast am unteren Ende.

Daraus können wir vernünftigerweise schließen, dass je mehr Sie arbeiten, um die Gesundheit Ihres Teams, das Glück und die Work-Life-Balance zu verbessern, desto mehr werden sie den Gefallen mit höherer Produktivität zurückgeben. Dies wiederum führt zu höheren Gewinnen für Sie und einem besseren Arbeitsumfeld für alle.

Wie Sie die Produktivität Ihres Teams steigern können

Es braucht kein großes Gehaltsbudget, um das Arbeitsleben der Menschen zu verbessern. Es gibt eine Menge, die Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens tun können, um die Dinge für Ihr Team zu verbessern.

1. Legen Sie angemessene Arbeitszeiten fest

Es mag kontraproduktiv erscheinen, aber wenn Ihr Team weniger arbeiten muss, könnte es sie dazu inspirieren, mehr zu produzieren.

Nach Angaben von Fast Company arbeiten Arbeitnehmer in Dänemark normalerweise nur 33 Stunden pro Woche. Und sie bekommen mindestens fünf bis sechs Wochen Urlaub pro Jahr (zusammen mit bis zu einem Jahr Mutterschaftsurlaub, wenn sie es brauchen).

In den Vereinigten Staaten werden lange Arbeitszeiten oft als Zeichen des Engagements gesehen. Dies kann jedoch zu "Präsentismus" führen, wenn die Arbeitnehmer zwar arbeiten, aber aufgrund von Krankheit, Schlafentzug oder anderen medizinischen Faktoren nicht voll ausgelastet sind. Laut Harvard Business Review kann Präsentismus die individuelle Produktivität um ein Drittel senken. Lange Arbeitszeiten können außerdem die Produktivität aufgrund von Stress, Loslösung und einer verzerrten Work-Life-Balance weiter reduzieren.

Um dies zu verhindern, tun Sie, was Sie können, um die Stunden Ihres Teams zu reduzieren. Lassen Sie die Leute am Freitagnachmittag früh nach Hause gehen oder geben Sie ihnen die Flexibilität, später am Montagmorgen einzutreten. Dies trägt nicht nur zur Senkung der Arbeitskosten in Ihrem Unternehmen bei, sondern Sie werden auch feststellen, dass Ihr Team im Gegenzug härter arbeiten wird.

2. Seien Sie flexibel bei der Planung

Die Reduzierung der Arbeitsstunden ist eine Strategie zur Steigerung der Produktivität. mit diesen Arbeitszeiten flexibel zu sein ist eng verbunden.

Die Bedürfnisse eines jeden werden anders sein, also sprich mit deinen Leuten, um herauszufinden, wo sie mehr Flexibilität mit ihrer Arbeitswoche brauchen. Zum Beispiel könnten Sie eine Person haben, die eine längere Mittagspause am Dienstag lieben würde, um an einem Yogakurs teilzunehmen, während jemand anderes am liebsten früh am Mittwoch abreisen würde, um ein Kind von der Kindertagesstätte abzuholen.

Abhängig von Ihrem Unternehmen können Sie möglicherweise nicht alle Anforderungen erfüllen. Aber herauszufinden, wer was braucht, und sein Bestes zu geben, um Ihrem Team mehr Flexibilität zu geben, wird zeigen, dass Sie sich um ihr Glück und Wohlbefinden kümmern. Dies wiederum kann das Engagement fördern und zu einer höheren Produktivität führen.

3. Geben Sie Ihrem Team mehr Autonomie

Jede Gesellschaft hat unterschiedliche kulturelle Normen und Werte. Und diese Normen und Werte wirken sich direkt auf unser Verhalten aus. In den frühen 1970er Jahren entwickelte der Psychologe Geert Hofstede einen Rahmen, um diese gesellschaftlichen Normen mit Hofstede's Cultural Dimensions zu messen.

Hofstede Cultural Dimensions misst sechs Dimensionen innerhalb jeder Kultur. Diese beinhalten:

  • Leistungsabstand Index
  • Individualismus vs. Kollektivismus
  • Unsicherheitsvermeidung
  • Männlichkeit vs. Weiblichkeit
  • Langzeitorientierung vs. Kurzzeitorientierung
  • Genuss gegen Zurückhaltung

Wenn Sie die einzigartigen Dimensionen einer Kultur verstehen und ihre kollektiven Werte von Ihren eigenen unterscheiden, können Sie ein besserer Kommunikator und ein besserer Manager werden.

Was hat das alles mit der Steigerung der Produktivität in Ihrem kleinen Unternehmen zu tun? Nun, ziemlich viel, besonders wenn es um Autonomie geht.

Die Autonomie oder deren Fehlen steht in direktem Zusammenhang mit dem Power Distance Index. Machtabstand ist die Erwartung und der Glaube, dass Macht ungleich verteilt ist. In Ländern mit einem hohen Machtdistanzindex glauben weniger mächtige Mitglieder einer Organisation an Machtungleichheit. Ihr Manager sagt ihnen, was zu tun ist, und sie tun es ohne Frage. In Ländern mit einem niedrigen Leistungsdistanzindex glauben die Teammitglieder, dass sie mit ihrem Chef gleichgestellt sind. In der Beziehung geht es eher um Zusammenarbeit und weniger um "Chef und Mitarbeiter".

Es sollte nicht überraschen, dass die Vereinigten Staaten einen hohen Machtabstand-Index haben; Wir sind auf Platz 40. Dänemark hat den niedrigsten Power Distance Index der Welt; Sie sind auf Platz 18.

Dänen haben teilweise ein reiches und ermächtigtes Arbeitsleben, weil sie eine große Autonomie haben. Und es gibt eine Menge Forschung, die das unterstützt, was die Dänen seit Jahren wissen: Mehr Autonomie = mehr Glück = höhere Produktivität.

Eine im European Journal of Work and Organisational Psychology veröffentlichte Studie kam zu dem Ergebnis, dass Arbeitnehmer, die eine größere Autonomie und Unterstützung genossen, höhere Zufriedenheit und Motivation erfahren hatten. Eine weitere Studie, die im Nordic Journal of Working Life Studies veröffentlicht wurde, fand heraus, dass dezentralisierte Entscheidungsfindung (auch als Autonomie bekannt) zu einer höheren Produktivität der finnischen Arbeitnehmer führt.

All dies deutet auf die gleiche Schlussfolgerung hin: Je mehr Kontrolle Sie Ihren Teammitgliedern übertragen, desto glücklicher und produktiver werden sie.

Es ist wichtig zu verdeutlichen, dass es nicht bedeutet, dass sie ihrem Team mehr tun, wenn sie wollen, was sie wollen. Jeder Mitarbeiter braucht Grenzen. Aber anstatt Ihren Leuten zu sagen, was zu tun ist, sagen Sie ihnen, was Sie sehen wollen und lassen Sie sie dann entscheiden, wie sie es tun sollen. Die Freiheit zu wählen, wie sie ihre Arbeit machen, ist ein wesentlicher Bestandteil der Autonomie.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, nach Möglichkeit eigene Entscheidungen zu treffen. Und zeigen Sie, dass Sie ihnen vertrauen, dass sie ihre Arbeit tun, indem sie weggehen. Sie werden überrascht sein, wie viel mehr getan wird, wenn Sie die Zügel übergeben.

4. Versuchen Sie, Unterbrechungen zu begrenzen

Laut der Washington Post wird ein typischer Arbeiter unterbrochen oder wechselt alle drei Minuten seine Aufgaben. Und es kann 20 Minuten oder länger dauern, bis dorthin zurückzukehren, wo sie aufgehört haben.

Unterbrechungen beeinträchtigen die Produktivität enorm und können uns unsere besten Ideen und Bemühungen nehmen. Obwohl wir uns oft zwingen, schneller zu arbeiten, um die verlorene Zeit auszugleichen, hat die erhöhte Geschwindigkeit ihren Preis.

Forscher der Humboldt-Universität stellten fest, dass Arbeiter, die ständig unterbrochen wurden, diese verlorene Zeit kompensierten, indem sie schneller arbeiteten, um ihre Aufgabe zu erfüllen. Das ist zwar keine Überraschung (schließlich machen wir es alle), aber diese erhöhte Geschwindigkeit führt zu mehr Stress, Zeitdruck und Frustration. Diese Faktoren können die Produktivität zukünftiger Aufgaben begrenzen.

Die Washington Post befragte Effizienz-Experte Edward G. Brown, der vorschlägt, eine Time-Lock-Vereinbarung mit Teammitgliedern zu erstellen. Eine Zeitsperre ist eine vereinbarte "stille Zeit", in der sich jeder einfach auf seine Arbeit konzentrieren kann. Mit einer Zeitsperre müssen die Mitarbeiter schriftlich zustimmen, ihre Kollegen nicht zu unterbrechen, es sei denn, es besteht ein Notfall.

Brown gibt an, dass ein Kunde konservativ geschätzt hat, dass die persönliche Produktivität um 40% auf 60% gestiegen ist, sobald sie mit der Time Lock-Technik begonnen haben.

Natürlich kann Ihr Unternehmen diese Technik nicht verwenden. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über die Arten von Unterbrechungen, denen sie täglich oder wöchentlich ausgesetzt sind. Finden Sie heraus, welche Unterbrechungen für ihre Produktivität am schädlichsten sind, und tun Sie, was Sie können, um diese zu reduzieren oder zu beseitigen.

5. Hilfskräfte einstellen

Beginnen wir mit einem fiktiven Szenario. In Ihrem Unternehmen haben Sie zwei Manager. Ihr erster Manager, Bill, überwacht jeden in seinem Team mit den Augen eines Falken. Wenn sich ein Kunde beschwert, nimmt er sofort an, dass es die Schuld seines Teams ist, und er lässt schnell alle wissen, dass er mit ihrer Leistung nicht zufrieden ist. Sein Team arbeitet in einem Umfeld von Spannung, Misstrauen und Angst.

Sarah, deine zweite Managerin, ist das genaue Gegenteil. Sie behandelt ihr Team wie eine Familie. Sie gibt jemandem schnell ein offenes Ohr und sie ist die Erste, die eine neue Idee oder Initiative unterstützt. Sie hört immer beide Seiten einer Geschichte, und wenn jemand in ihrem Team sie braucht, hat sie ihren Rücken. Die Atmosphäre unter Sarah ist unterstützend, einladend und entspannt.

Wenn Sie ein Angestellter wären, für welchen Manager würden Sie am härtesten arbeiten?

Ihr Team braucht Unterstützung bei der Arbeit und die erste Unterstützung kommt von ihrem Vorgesetzten, egal ob Sie oder jemand, den Sie eingestellt haben. Wenn Sie die Produktivität Ihres Teams steigern möchten, müssen Sie Ihre Manager (oder Ihren eigenen Verwaltungsstil) genau unter die Lupe nehmen.

Die besten Manager haben eine Politik der offenen Tür. Dies bedeutet, dass ihre Tür für Teammitglieder immer offen ist, um ihre Bedenken zu äußern, Fragen zu stellen oder Probleme zu besprechen. Wenn Teammitglieder sich nicht wohl fühlen mit ihrem Manager zu kommunizieren, oder wenn sie fürchten, dass sie hart beurteilt werden, indem sie enthüllen, dass sie nicht wissen, wie sie etwas tun sollen, wird die Produktivität darunter leiden.

Als nächstes stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, dass Sie auf Ihre Unterstützung zählen können. Zeigen Sie diese Verpflichtung Tag für Tag, und lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn es Zeit braucht, um ihr Vertrauen zu gewinnen (vor allem, wenn das Arbeitsumfeld toxisch war). Mit der Zeit werden Ihre Leute sehen, dass Sie ihren Rücken haben. Und ihr Engagement (und ihre Produktivität) wird sich verbessern.

6. Respektiere ihre Grenzen

Es wird immer einen weiteren Anruf geben und eine weitere E-Mail beantworten. Das "digitale Kriechen" des Arbeitslebens im 21. Jahrhundert betrifft jeden, Chef und Mitarbeiter gleichermaßen. Es ist jedoch nicht nur unangemessen, dass die Teammitglieder auf ihre E-Mails um 22 Uhr reagieren, sondern auch, dass sie an ihren freien Tagen arbeiten. Das ist ungesund.

Wenn Sie die Produktivität steigern möchten, ist es wichtig zu erkennen, dass Ihre Mitarbeiter ein Leben außerhalb der Arbeit haben. Dies gilt auch für Mittagspausen. Eine Studie, die in der Academy of Management Journal veröffentlicht wurde, ergab, dass die Produktivität sank (und die Müdigkeit stieg), wenn die Arbeitnehmer das Mittagessen ausließen.

Es kann für Arbeitnehmer schwierig sein, ihre Arbeit zu beenden, besonders in den Vereinigten Staaten (wo wiederum lange Arbeitszeiten oft als eine größere Verpflichtung angesehen werden). Lassen Sie Ihre Leute wissen, dass Sie ihr Leben außerhalb der Arbeit schätzen. Fragen Sie sie nach ihren Familien und Hobbys und ermutigen Sie sie, Zeit für diese Aktivitäten und Verpflichtungen einzuplanen, genau wie bei Meetings und Projekten.

Sie müssen auch mit gutem Beispiel vorangehen. Investieren Sie Zeit in Ihre eigene Familie, Hobbys oder spirituelle Aktivitäten und sprechen Sie mit Ihrem Team über Ihre Interessen. Vermeiden Sie nach Möglichkeit E-Mails an Ihre Mitarbeiter, wenn sie nicht arbeiten.

Zuletzt, stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team eine angemessene Mittagspause einlegt; Das bedeutet, dass man außerhalb des Schreibtisches essen sollte, idealerweise im Freien, wo sie etwas Sonnenschein und frische Luft bekommen können. Wenn möglich, schaffen Sie einen sauberen und einladenden Raum, in dem sie drinnen und draußen essen können.

7. Überwachen Sie Stresslevel

Sie könnten denken, dass höhere Belastung zu einer verminderten Produktivität führen würde. Dies ist wahr, aber nur an einem bestimmten Punkt. Es gibt ein magisches Plateau, wenn Stress die Produktivität steigern kann .

Das Yerkes-Dodson-Gesetz, das 1908 von den Psychologen Robert Yerkes und John Dillingham Dodson entwickelt wurde, schreibt vor, dass Leistung und Produktivität mit zunehmendem Erregungsniveau zunehmen. Wenn jedoch das Stressniveau zu hoch wird, beginnt die Produktivität zu sinken.

Zum Beispiel, wie oft haben Sie sich mit einer herausfordernden Frist konfrontiert, von der Sie nicht sicher waren, ob Sie sie treffen könnten? Hast du geflohen oder hast du etwas von deiner besten Arbeit produziert? Wenn die Aufgabe nicht zu anspruchsvoll war, ist es wahrscheinlich, dass Sie bewundernswert zu diesem Anlass gekommen sind. Das ist das Yerkes-Dodson-Gesetz in Aktion. Wenn Stress und Komplexität auf dem richtigen Level sind, steigt die Leistung.

Nun ist es schwierig zu wissen, wie viel Stress zu optimaler Leistung führt. Neue oder schwierige Aufgaben erfordern weniger Erregung für optimale Leistung, während bekannte oder einfache Aufgaben höhere Belastungen erfordern, um Motivation und Produktivität zu steigern.

Aus diesem Grund ist es wichtig zu sehen, was Ihre Mitarbeiter tun, und zu analysieren, wie viel Stress mit verschiedenen Aufgaben verbunden sein könnte. Sie können dann Maßnahmen ergreifen, um den Erregungslevel zu erhöhen oder zu verringern, um die Produktivität zu steigern.

Hier ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben Pam, einen Ihrer Mitarbeiter, gebeten, den Kunden-Newsletter dieses Monats zu schreiben. Sie hat das schon mehrere Male gemacht, und obwohl sie gut schreibt, braucht es normalerweise mehrere Tage, um die Aufgabe zu erledigen. Für sie ist dies eine bekannte Aufgabe mit geringer Erregung, so dass sie ihre Füße ein wenig schleppt.

Sie könnten ihre Produktivität verbessern, indem Sie die Aufgabe anspruchsvoller machen. B. sie bitten, einen Kunden für den Newsletter dieses Monats zu interviewen oder ihm eine kürzere Frist zu geben.

Am anderen Ende des Spektrums ist Daniel. Sie haben ihn damit beauftragt, die wöchentlichen Finanzberichte Ihrer Unternehmen zu erstellen. Er lernt immer noch den Prozess und macht jede Woche mehrere Fehler. Es hilft nicht, dass die Berichte spätestens am Freitagnachmittag fertig sein müssen. Mit seinen anderen Aufgaben ist es für ihn fast unmöglich, diese Frist einzuhalten.

Dies ist ein Beispiel für eine neue und schwierige Aufgabe, die auch eine hohe Erregung hat (aus kurzen Fristen und Komplexität der Aufgaben). In diesem Fall würden Sie alles tun, was Sie tun könnten, um Daniel von einigen anderen Verpflichtungen zu entlasten, um seinen Stresslevel zu senken, damit er dann mehr Zeit und Energie in das Erlernen der Erstellung der Finanzberichte investieren kann.

Es ist wichtig, dass Sie sich auf das Gleichgewicht konzentrieren, wenn es darum geht, Aufgaben und Stresslevel zu analysieren. Wenn Sie die Erregung zu sehr auf die falschen Aufgaben erhöhen, werden Sie letztendlich die Produktivität senken.

8. Verwenden Sie Zeitmanagementstrategien

Eine weitere Strategie, mit der Sie die Produktivität steigern können, besteht darin, Ihrem Team effektive Zeitmanagementstrategien beizubringen. Eine beliebte Strategie ist die Pomodoro-Technik, die Ende der 1980er Jahre von Francesco Cirillo entwickelt wurde.

Die Technik ist erfrischend einfach. Mit einem Timer arbeiten Sie für eine bestimmte Zeit, typischerweise 25 Minuten. Dann machen Sie eine kurze Pause, typischerweise 3-5 Minuten. Diese Pausen heißen Pomodoros, italienisch für "Tomate", benannt nach dem tomatenförmigen Timer, den Cirillo als Student verwendete.

Nach vier Pomodoros machen Sie eine längere Pause, typischerweise 15-30 Minuten.

Die Strategie funktioniert aus mehreren Gründen. Erstens hilft Ihnen das Ankreuzen des Timers, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. Sie können buchstäblich die Zeit ticken hören, die unglaublich motivierend sein kann. Der Timer erinnert auch an kurze Pausen. Die Forschung hat immer wieder gezeigt, dass häufige Pausen tatsächlich die Produktivität steigern.

Eine Studie, die in der Zeitschrift Ergonomics veröffentlicht wurde, ergab, dass häufige, kurze Pausen, besonders wenn sie von Dehnen begleitet werden, zu einer höheren Produktivität führen, verglichen mit weniger längeren Pausen. Eine andere Studie, veröffentlicht in der Zeitschrift Work & Stress, fand heraus, dass häufige Pausen Pause eine der effektivsten Möglichkeiten zur Aufrechterhaltung der Leistung der Arbeitnehmer waren.

Ein effektives Zeitmanagement und häufige Pausen sind wichtig. Aber was du mit deinen Pausen machst, ist auch wichtig. Forscher am MIT fanden heraus, dass, wenn Mitarbeiter mit Kollegen in ihrer sozialen Gruppe Pausen machten, die Produktivität sowie die Stärke der sozialen Gruppe selbst zunahmen. So können Sie die Leistung weiter steigern, indem Sie die Pausen eines Mitarbeiters mit denen eines Kollegen vereinbaren, mit dem sie befreundet sind.

Die Leistung kann auch steigen, wenn die Arbeiter für Sonnenschein und frische Luft nach draußen kommen. Ermutigen Sie die Teammitglieder, bei ihren Pausen einen kurzen Spaziergang nach draußen zu machen. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem Sie mit gutem Beispiel vorangehen können. Machen Sie häufige Pausen und bemühen Sie sich, für etwas Übung nach draußen zu gehen.

Letztes Wort

In der Regel haben Kleinunternehmer nie genug Zeit oder Geld, um alles zu tun, was sie tun wollen. Die Steigerung der Produktivität erfordert jedoch keine großen Investitionen. Meistens braucht es einfach mehr Aufmerksamkeit von Eigentümern und Managern.

Wenn Sie Unternehmer sind, was tun Sie, um mehr Produktivität von Ihrem Team zu erreichen? Wenn Sie für eine größere Organisation arbeiten, was unternimmt Ihr Unternehmen, um die Produktivität zu steigern?


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