Hören Sie auf und überlegen Sie, wie viele E-Mails Sie jeden Tag bei der Arbeit schreiben. Laut einer Studie der Carleton University verbringen Fachkräfte ein Drittel ihrer Arbeitszeit damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Sie könnten mehr als das oder weniger ausgeben, aber die Chancen stehen gut, dass ein beträchtlicher Teil Ihres Tages damit verbracht wird, etwas zu schreiben.
Denken Sie jetzt darüber nach, wie viel Zeit Sie verschwendet haben, um eine E-Mail oder einen schlecht geschriebenen Bericht zu entziffern. Es ist nicht nur frustrierend und nervig zu lesen, sondern schlechtes Schreiben kann auch zu ernsthaften Missverständnissen, verpassten Gelegenheiten oder sogar Arbeitsunfällen führen.
Der Punkt hier ist, dass gute Schreibfähigkeiten in vielerlei Hinsicht wertvoll sind. Und sich Zeit zu nehmen, um Ihre zu verbessern, könnte sich während Ihrer gesamten Karriere erheblich auszahlen. Lassen Sie uns einige Techniken betrachten, die Sie verwenden können, um Ihre Schreibfähigkeiten zu verbessern.
Gutes Schreiben ist in der Belegschaft aus mehreren Gründen unerlässlich.
Erstens hilft dir ein guter Autor, dich von der Masse abzuheben und deine Chancen auf eine Beförderung oder Gehaltserhöhung zu verbessern. Es kann dazu beitragen, Ihren Chef davon zu überzeugen, Maßnahmen zu ergreifen, für die Sie sich begeistern können. Gutes Schreiben lässt dich intelligenter, glaubwürdiger und professioneller erscheinen. Es hilft, Verwirrung und Fehlinterpretationen zu vermeiden, Vertrauen und Rapport mit Kollegen aufzubauen und Kunden zu gewinnen.
Gutes Schreiben ist besonders wichtig, weil wir vermehrt soziale Medien nutzen. Wir alle haben gesehen, dass Profis auf Twitter, LinkedIn oder Facebook falsch geschriebene Wörter verwenden oder ein Wort falsch verwenden. Dies ist nicht nur peinlich, wenn es Ihnen passiert, sondern es kann auch Ihren Ruf und Ihre Glaubwürdigkeit in der Zukunft beeinträchtigen.
Dein Schreiben ist eines der primären Medien, in dem du während deines ganzen Lebens beurteilt wirst. Die E-Mails, Texte und Berichte, die Sie täglich senden, sind eine physische Darstellung und Aufzeichnung von Ihnen . Im Laufe der Zeit bauen diese Repräsentationen Ihren Ruf auf und beeinflussen die Beziehungen, die Sie in Ihrer Karriere benötigen.
Dein Schreiben teilt deine Gedanken mit, und es ist wichtig, dass diese Gedanken auf die klarste und eloquenteste Art und Weise vermittelt werden.
Kurt Vonnegut sagte: "Warum sollten Sie Ihren Schreibstil mit der Idee untersuchen, ihn zu verbessern? Mach das als Zeichen des Respekts für deine Leser, was auch immer du schreibst. "
Ob Sie ein Unternehmer sind, der eine großartige Pressemitteilung schreiben muss, einen Manager, der täglich E-Mails an ein beschäftigtes Team schreibt, oder jemand, der nach einem neuen Job sucht, der ein gewinnbringendes Anschreiben schreiben muss, gute Kommunikationsfähigkeiten sind ein Muss. Worte sind wichtig im Leben, und Sie werden davon profitieren, dass Sie sie effektiv anwenden können.
Großes Schreiben braucht Zeit und Übung. Der ikonische Geschäftsmann David Ogilvy sagte: "Gutes Schreiben ist kein natürliches Geschenk. Du musst lernen, gut zu schreiben. "
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihr eigenes Schreiben schnell verbessern können.
Bevor du anfängst etwas zu schreiben, hör auf und denke darüber nach, was du willst und was du sagen musst. Fragen Sie sich: "Was muss diese Person nach dem Lesen dieser E-Mail wissen oder verstehen?"
Sie können auch die "5 Ws + H" verwenden, die alle Journalisten verwenden, wenn sie ihre Arbeit machen:
Sie müssen sich auch fragen: "Muss ich diese E-Mail wirklich senden?"
Fachleute in jeder Branche werden täglich mit E-Mails überhäuft, von denen viele unnötig sind. Sparen Sie sich und Ihre Leser Zeit, indem Sie sicherstellen, dass jede E-Mail, die Sie senden, wirklich notwendig und relevant ist.
Sobald Sie herausgefunden haben, was Sie sagen müssen, kommen Sie schnell zum Punkt. Die Menschen sind immer auf Zeit bedacht, und sie werden deine Kürze schätzen.
Brauchen Sie mehr Überzeugungsarbeit? Hören Sie auf und überlegen Sie, wie frustriert Sie sind, nachdem Sie eine E-Mail gelesen haben, die dreimal so lang ist, wie sie sein muss, wobei die Hauptpunkte ganz unten liegen. Es ist eine Verschwendung von Zeit und Energie, richtig?
Lass dein Publikum nicht durch - sei kurz.
Es kann helfen, darüber nachzudenken, wie die Leute lesen. Novelist Elmore Leonard bietet einige prägnante, aber großartige Ratschläge, wenn er sagt: "Versuchen Sie, den Teil wegzulassen, den die Leser gerne überspringen." Im Allgemeinen bedeutet dies lange Absätze, die mehr damit zu tun haben, was der Leser sagen muss hören. Denken Sie immer an Ihren Leser.
Wenn Sie feststellen, dass Sie keine E-Mail schreiben können, die weniger als eine halbe Seite lang ist, dann ist E-Mail nicht der beste Weg, um diese Informationen zu kommunizieren. Rufen Sie stattdessen die Person an und sprechen Sie direkt mit ihnen.
3. Vermeiden Sie protzige Worte Beim Schreiben ist es Ihr Ziel, klar und direkt zu sein. Wenn Ihr Leser Google verwenden muss, um zu entziffern, was Sie sagen wollen, werden Sie sich entfremdet und genervt fühlen.
Mark Twain hat einmal gesagt: "Verwenden Sie kein Fünf-Dollar-Wort, wenn ein Fünfzig-Cent-Wort ausreicht." Vermeiden Sie die Versuchung, blumige, protzige Worte klüger zu klingen. Bleib bei den fünfzig Cent-Wörtern.
In demselben Sinne sollten Sie den Jargon vermeiden, wann immer dies möglich ist. Jargon lässt dich oft protzig klingen, und es kann deinen Leser weiter entfremden. Schreiben Sie stattdessen so, wie Sie sprechen. Halte es natürlich und direkt.
Aktive Sätze sind direkt, fett und interessanter als passive Sätze. Passive Sätze sind schwach und wortreich; sie sind wie ein lascher Händedruck. Ihr Schreiben wird sich dramatisch verbessern, wenn Sie nach Möglichkeit versuchen, aktive Sätze zu verwenden.
Betrachten Sie zum Beispiel die folgenden zwei Sätze:
Der erste Satz ist in der aktiven Stimme geschrieben. Es ist klar und direkt. Der zweite Satz ist passiv.
In einem aktiven Satz führt das Subjekt die Aktion des Verbs aus. In einem passiven Satz lässt das Subjekt die Handlung mit ihnen geschehen. Hier ist ein weiteres einfaches Beispiel:
Im ersten Satz führt das Subjekt (der Golfspieler) die Aktion aus (den Ball schlagen). Im zweiten Satz kommt das Subjekt (der Golfer) nach dem Verb; Es erhält die Aktion.
Um die passive Stimme zu erkennen, suchen Sie vor einem Verb Formen des Verbs "sein", wie "Wille" oder "war". Zum Beispiel "Das Treffen wird um 20 Uhr stattfinden" ist passiv. Sagen Sie stattdessen: "Das Treffen ist um 20 Uhr."
5. Seien Sie immer professionell Manchmal ist es verlockend, in eine E-Mail einen Witz zu werfen oder einen Klatsch aus dem Büro mit einzubauen. Diese Add-Ins tragen jedoch nicht zu Ihrer Nachricht bei und können sich negativ auf Ihren Ruf auswirken. Sie werden auch leicht missverstanden.
Ja, du musst authentisch sein und deine Stimme in deinem Schreiben durchscheinen lassen. Aber Sie müssen auch professionell bleiben. Es ist ein Balanceakt. Ein guter Weg, um die Angemessenheit Ihrer Inhalte zu überprüfen, ist zu fragen: "Würde ich mich damit wohl fühlen, wenn es morgen früh auf der Titelseite der Zeitung wäre?" Wenn das dich zum Krippen bringt, mach etwas Bearbeitung.
Ihre Geschäftskommunikation wird mit einem bestimmten Zweck gesendet. Es ist selten, dass Sie eine E-Mail schreiben, die rein informativ ist. Wahrscheinlich brauchen Sie Ihren Leser, um etwas zu tun: rufen Sie zurück, geben Sie mehr Informationen, bestätigen Sie ihre Anwesenheit bei einem Treffen und so weiter.
Ãœberlassen Sie es nicht Ihrem Leser, herauszufinden, was Sie mit diesen Informationen tun sollen. Buchstabiere es aus und sei spezifisch. Beispielsweise:
Machen Sie sich klar, was Sie wollen und Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie bessere Ergebnisse von Ihren Lesern erhalten.
Profi-Tipp : Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie sofort etwas unternehmen müssen, persönlich mit dem Empfänger sprechen. Stehen Sie von Ihrem Schreibtisch auf und gehen Sie in ihr Büro oder rufen Sie sie am Telefon an. Schreiben ist ein wichtiges Medium, aber nichts übertrifft eine persönliche Unterhaltung, wenn etwas erledigt werden muss.
Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist ein leistungsstarkes Tool. Betrachten Sie es als Überschrift für Ihre E-Mail. Die Aufgabe einer Überschrift besteht darin, sicherzustellen, dass der Körper gelesen wird. Um dies zu erreichen, müssen Schlagzeilen kurz, direkt, kraftvoll und spezifisch sein.
Schauen Sie sich zum Beispiel die beiden folgenden E-Mail-Betreffzeilen an:
Die erste Betreffzeile ist vage und lässt viele Fragen unbeantwortet. Welches Montagstreffen? Worum geht es bei dem Treffen? Muss ich überhaupt etwas über dieses Treffen wissen?
Die zweite Betreffzeile ist viel spezifischer und wird daher eher geöffnet und schnell gelesen. Es teilt mit, über welches Treffen der Autor spricht, wann es ist und was Sie möglicherweise benötigen, wenn Sie dieses spezielle Meeting besuchen.
Lassen Sie Ihre Betreffzeile niemals leer. E-Mail-Filter kategorisieren häufig leere Betreffzeilen als Spam. Füllen Sie diese also aus, damit Ihre E-Mail nicht verloren geht.
Profi-Tipp : Wenn Sie nur eine einfache Frage stellen müssen, verwenden Sie die EOM-Technik (End of Message). Schreiben Sie Ihre Frage einfach in die Betreffzeile der E-Mail und fügen Sie am Ende "EOM" hinzu. Das spart Ihrem Leser Zeit, weil er schnell antworten kann, ohne überflüssigen Text lesen zu müssen.
Zum Beispiel könnte Ihre Betreffzeile sagen: "Werden Sie an diesem Montag um 14 Uhr teilnehmen? EOM. "
Stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger wissen, was EOM bedeutet, bevor Sie diese Technik anwenden. Dann antworten sie am besten in der Betreffzeile ihrer Rückmail wie "Ja, ich werde da sein. EOM. "
Halten Sie Ihre E-Mails möglichst auf einen bestimmten Punkt oder eine bestimmte Idee ausgerichtet. Wenn Sie ein anderes Thema ansprechen möchten, schreiben Sie eine separate E-Mail. Wenn Sie sich auf ein Thema per E-Mail konzentrieren, erhalten Sie Zeit, um Ihre Aussagen zu verarbeiten und direkt darauf zu reagieren. Es hilft ihnen auch, ihre E-Mails effizienter zu organisieren und archivierte E-Mails schneller zu finden.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine E-Mail, die zu viele Themen behandelt:
E-Mail-Betreffzeile : Montagstreffen
Körper : Hallo Steve,
Vielen Dank für Ihre Arbeit an den Quartalsberichten letzte Woche. Du hast einen guten Job gemacht! Ich denke nur, dass wir das Intro verkürzen müssen, aber ansonsten ist es großartig.
Ich habe geschrieben, um zu sehen, ob Sie dieses Treffen am Montag besuchen würden. Wenn ja, können Sie bitte eine Kopie Ihres ersten vierteljährlichen Berichtsentwurfs mitbringen? Ich würde es Susan gerne zeigen.
Hast du dich auch schon einmal mit Al Thompson in Syrakus getroffen? Er hatte einige Beschwerden über seine letzte Lieferung und wir müssen sicherstellen, dass diese adressiert sind. Lass mich wissen, wie sich das entwickelt.
Vielen Dank,
Jim
Hören Sie auf und überlegen Sie, wie viele Dinge Steve in dieser E-Mail angesprochen haben soll.
Zuerst muss er herausfinden, ob Jim möchte, dass er das Intro bearbeitet, oder ob Jim es selbst machen wird. es ist nicht klar. Er muss dann bestätigen, dass er am Montag Treffen sein wird, und auch daran denken, den Berichtentwurf zu bringen. Zuletzt muss er diese Kundenbeschwerden ansprechen und Jim erzählen, was passiert ist.
Die E-Mail enthält wichtige Erinnerungen, und Steve möchte sie vielleicht speichern. Aber die Überschrift sagt einfach "Montagstreffen". Wenn er es speichern möchte, um auf diese Kundenbeschwerden aufmerksam zu machen, hat die Überschrift nichts mit dem eigentlichen Thema zu tun. Er muss daran denken, dass die Erinnerung an die Kundenbeschwerden in der E-Mail mit dem Titel "Meeting am Montag" stand.
Tun Sie Ihren Lesern einen Gefallen und machen Sie es ihnen so einfach wie möglich. Halten Sie es einfach mit einem Thema pro E-Mail.
Verwenden Sie niemals E-Mails, um schlechte Nachrichten zu übermitteln. Wenn Sie jemanden in Ihrem Team entlassen oder Feedback geben müssen, das weniger rosig klingt, tun Sie es persönlich. Missverständnisse können leicht durch E-Mails auftreten, die sich verstärken, wenn Sie E-Mails verwenden, um schlechte Nachrichten zu übermitteln. Persönlich kannst du mit Mitgefühl und Empathie kommunizieren, und du kannst deine Körpersprache und deinen Stimmklang verwenden, um deine Aufrichtigkeit und Absichten weiter zu vermitteln. Dies ist etwas, was Sie einfach nicht per E-Mail tun können.
Grammatik- und Rechtschreibfehler sind peinlich und verletzen Ihre Glaubwürdigkeit. Sicher, Sie können sich auf Rechtschreibwerkzeuge verlassen, aber sie fangen nicht alles ein, besonders Wörter, die außerhalb des Kontexts verwendet werden.
Sobald Sie mit dem Schreiben fertig sind, lesen Sie es sofort Korrektur. Und wenn möglich, legen Sie es weg und lesen Sie es ein paar Stunden (oder ein paar Tage) später noch einmal. Wenn Sie sich vom Schreiben distanzieren, können Sie Fehler erkennen, die Sie beim ersten Durchlesen übersehen haben könnten.
Profi-Tipp : Lesen Sie jeden Satz beim Korrekturlesen sorgfältig durch. Nehmen Sie den Rat von George Orwell, der sagt: "Ein skrupelloser Schriftsteller wird sich in jedem Satz, den er schreibt, mindestens vier Fragen stellen, also: Was will ich sagen? Welche Wörter werden es ausdrücken? Welches Bild oder Idiom wird es klarer machen? Ist dieses Bild frisch genug, um Wirkung zu zeigen? Und er wird sich wahrscheinlich noch zwei Fragen stellen: Könnte ich es kürzer sagen? Habe ich etwas vermeidbares Hässliches gesagt? "
Wenn die E-Mail oder der Bericht besonders wichtig ist, geben Sie sie an einen vertrauenswürdigen Freund oder Kollegen weiter, bevor Sie sie an die gewünschte Zielgruppe senden. Ein neues Paar Augen könnte zusätzliche Fehler entdecken, die du verpasst hast.
Profi-Tipp : Wenn Sie zusätzliche Hilfe bei der Erstellung Ihrer Geschäftsunterlagen benötigen, verwenden Sie einen Dienst wie Grammarly, der Ihren Text scannt und sowohl einfache als auch komplexe Grammatikfehler identifiziert (einschließlich korrekt geschriebener Wörter, die im falschen Kontext verwendet werden). Sie erhalten auch Erklärungen für jeden Fehler, damit Sie Ihr Schreiben in der Zukunft verbessern können.
Letztes Wort Jeder kann lernen, ein besserer Autor zu sein, und der beste Weg, sein eigenes Schreiben zu verbessern, ist zu üben . Je mehr du schreibst, desto besser wirst du werden. Sie können auch in Betracht ziehen, einen kostenlosen Online-Business-Schreibkurs durch Coursera zu nehmen. Die Klasse wurde von der University of Colorado-Boulder erstellt und ist kostenlos, wenn Sie auditieren.
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