Mit zunehmender Verbreitung von Telearbeit und Freiberuflern wird Coworking zu einer praktikablen Alternative zum Arbeiten von zu Hause oder einem traditionellen Büro. Coworking bietet zwar mehrere Vorteile, einschließlich verstärkter sozialer Interaktion, Zugang zu Konferenzräumen und die Möglichkeit, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Die gemeinsame Nutzung von Büroräumen kann jedoch teurer sein als Sie denken.
Wenn Sie in Erwägung ziehen, zum Coworking zu wechseln, ziehen Sie alle Kosten in Betracht, bevor Sie eintauchen.
Coworking ist ein Büro-Sharing-Arrangement zwischen Einzelpersonen und (manchmal) kleinen Unternehmen. In einigen Fällen ist das Arrangement sehr informell: Ein Geschäftseigentümer, der ein zu großes Büro besitzt oder vermietet, untervermietet dann Schreibtische und Büros an andere. Coworking-Spaces fungieren auch als formelle Unternehmen und vermieten Büro- und Büroflächen an Freiberufler, Telearbeiter und sogar Geschäftsreisende. Die Betriebsmodelle variieren, wobei einige Coworking-Unternehmen tägliche, wöchentliche oder monatliche Mieten berechnen, während andere Mitgliedschaften verkaufen, die es dem Mitglied ermöglichen, den Arbeitsplatz und seine Annehmlichkeiten zu nutzen. Coworking Spaces verwenden normalerweise keine langfristigen Mitgliedschaftsverträge oder Pachtverträge.
Auch die räumlichen Verhältnisse in einem Coworking Office variieren. Einige Coworking-Unternehmen mieten ihren Arbeitsplatz nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" - Sie bringen Ihren Laptop jeden Tag zur Arbeit und setzen sich an jeden verfügbaren Arbeitsplatz. Andere Büros sind formaler und weisen ihren Mitgliedern Schreibtische oder Büros zu. Je nach Raum und Anordnung stehen Ihnen formale Büros und offene Sitzgelegenheiten zur Verfügung.
Neben der Bereitstellung von Büroräumen und der gemeinsamen Nutzung von Annehmlichkeiten ermutigen einige Coworking-Space-Eigentümer aktiv die Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern durch Sponsoring von Networking-Events oder "Kennenlernen" -Websites, die es den Mitgliedern ermöglichen, sich gegenseitig vorzustellen.
Während die Arbeit von zu Hause für einige eine gute Option ist, entscheiden sich andere, jeden Tag zu mieten und in ein Coworking Office zu pendeln. Hier ist der Grund:
1. Reduzierte Spannung
Die Arbeit im Büro zu verlassen ist viel einfacher, wenn Sie tatsächlich ein Büro haben, um zu gehen. Arbeiten von zu Hause aus kann stressig sein, vor allem, wenn es kein Home-Office oder getrennten Arbeitsbereich gibt. Manche Menschen, die zu Hause arbeiten, fühlen sich schuldig, wenn sie nicht ständig arbeiten. Dies kann zu Spannungen mit anderen Familienmitgliedern führen und gleichzeitig die Entspannung erschweren.
2. Verbesserte Zeitverwaltung
Kinder, Haustiere, Nachbarn, Lieferfahrer, Fernseher, Küchen und Bücher sind große Ablenkungen. Viele Menschen empfinden die Minimierung von Unterbrechungen des Arbeitstages als schwierig, und zahlreiche Unterbrechungen können einen Acht-Stunden-Arbeitstag in einen 12- oder 14-Stunden-Arbeitstag verwandeln.
3. Mehr soziale Interaktion
Dies ist nicht für jeden wichtig, aber einige Leute schätzen es, rauszugehen und die Chance zu haben, mit anderen in einer Geschäftsumgebung zu sprechen und zu interagieren.
4. Networking-Möglichkeiten
Mitarbeiter können große Aussichten oder Quellen von Empfehlungen sein.
5. Eine professionelle Einstellung
Ein Coworking-Büro bietet Telearbeitern und Freiberuflern eine professionelle, ruhige Alternative zu Kunden zu Hause oder in Coffee-Shops.
6. Geringer Wartungsaufwand
Management oder Besitzer von Coworking Spaces übernehmen die Verantwortung für die Wartung von Büros und geteilten Geräten.
7. Weniger teuer und weniger riskant als Private Office Rental
Gerade in einer Großstadt ist es eine teure Option, ein eigenes Büro zu mieten. Die Mieten sind in der Regel hoch, ebenso wie die Kosten für die Einrichtung des Büros, den Kauf von Bürogeräten, die Bezahlung von Stromrechnungen, die Reinigung des Raums und die Bezahlung von Bauunternehmern, um die notwendigen Wartungsarbeiten zu erledigen. Darüber hinaus verlangen viele gewerbliche Vermieter von Mietern, langfristige Mietverträge abzuschließen. Mieter mit Liquiditätsproblemen oder diejenigen, die die Stadt für Geschäftsreisen verlassen müssen, werden möglicherweise selbst dann keine Miete zahlen, wenn sie sich das nicht leisten können oder den Platz nicht benötigen. Coworking ermöglicht es Mitgliedern, die Kosten von Versorgungsunternehmen, Internet und Büromaschinen zu teilen, während sie kurzfristige Mitgliedschaftspläne anbieten.
Coworking kann zwar eine bequeme und kostengünstige Alternative zur Arbeit zu Hause oder bei der Vermietung eines kommerziellen Büros sein, aber es ist wichtig, sich über einige der weniger als offensichtlichen Kosten der Arbeit in einem gemeinsam genutzten Raum bewusst zu sein. Natürlich, wenn Sie es gewohnt sind, in einem traditionellen Büro zu arbeiten, sind diese Kosten möglicherweise nicht so "versteckt", aber wenn Sie von zu Hause aus gearbeitet haben, kann es passieren, dass Sie einige dieser Ausgaben treffen (oder wiederbekommen) unvorbereitet.
1. Pendeln
Wenn Ihr Coworking-Space nicht zu Fuß von Ihrem Zuhause entfernt ist, müssen Sie die Fahrtkosten in Rechnung stellen. Diese variieren, beinhalten jedoch die Kosten für Gas, Autowartung und öffentliche Verkehrsmittel. Das Pendeln fügt Ihrem Arbeitstag auch unbezahlte Zeit hinzu. Und je nach Parksituation in Ihrem Coworking Space müssen Sie eventuell auch Parkgebühren bezahlen.
2. Kinder- und Tierpflege
Wenn Sie vorhaben, den ganzen Tag außer Haus zu arbeiten, müssen Sie möglicherweise für die Kinderbetreuung oder Haustierbetreuung bezahlen.
3. Essen und Trinken
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, stehen Ihnen Küche, Kaffeemaschine und Lebensmittel zur Verfügung. Wenn Sie fern von zu Hause arbeiten und keine Lust haben, jeden Tag ein Mittagessen einzunehmen, müssen Sie Mikrowellen-Vorspeisen kaufen, um sie im Büro zu lagern, oder für Mittagessen in lokalen Restaurants bezahlen. Koffeinhaltig zu bleiben, ist ein anderes Problem: Einige Coworking-Büros bieten Grundkaffee und heißes Wasser für Tee, aber das Sirenenlied eines lokalen Starbucks oder unabhängigen Rösters kann Sie öfter von Ihrem Schreibtisch abziehen, als Sie möchten. Leider summieren sich die Kosten dieser Lattes schnell.
4. Geselligkeit
Selbst wenn Sie darauf achten, Ihr Mittagessen jeden Tag zu packen, und Sie halten sich an den Kaffee von der Büro-K-cup Maschine, können freundliche officemates Sie noch zu Mittag, Kaffee oder nach der Arbeit Getränke bitten. Wenn Sie ein Einzelgänger sind oder sich nicht um Netzwerke kümmern, ist das Ablehnen dieser Angebote kein Problem. Wenn Sie jedoch gerne Kontakte knüpfen möchten, können Sie Ihr Unterhaltungsbudget neu berechnen, um diese Netzwerkaktivitäten unterzubringen.
5. Lagerung
Einige Coworking Spaces vermieten Schließfächer an Mitglieder, die keinen ständigen Schreibtisch haben. Der Vorteil bei der Vermietung von Schließfächern besteht darin, dass Sie Ihren Laptop und andere Vorräte nicht jeden Abend nach Hause bringen müssen. Der Nachteil ist, dass die Miete ein zusätzlicher Aufwand ist.
6. Technologie und Elektronik
Coworking-Räume enthalten normalerweise keinen Computerzugang, also planen Sie, Ihren eigenen Laptop zur Arbeit zu bringen. Bringen Sie neben Ihrem Laptop auch Peripheriegeräte wie einen großen Bildschirm, eine ergonomische Tastatur oder einen Trackball mit. Während der Transport dieser Gegenstände zur und von der Arbeit jeden Tag möglich ist (ebenso wie sie zu Hause vergessen werden), könnten Sie besser dazu dienen, sich den Ärger zu ersparen, indem Sie eine zweite Reihe von Peripheriegeräten für den Arbeitsplatz kaufen.
7. Büro-Dienstleistungen
Nicht alle Coworking Spaces sind gleich. Einige Büros bieten die kostenlose Nutzung des gemeinsamen Kopierers / Druckers / Faxgeräts an, während andere Ihnen diese Nutzung in Rechnung stellen können. Ebenso enthalten einige Büros die Kosten für WLAN in der Miete, während andere für die Verbindung extra berechnen oder aus Sicherheitsgründen einen eigenen Hotspot bereitstellen müssen. Es ist wichtig, genau zu wissen, was Ihre Miete abdeckt, bevor Sie eine Vereinbarung unterzeichnen, so dass Sie für zusätzliche Ausgaben aufkommen können.
8. Büroartikel
Planen Sie, Ihre eigenen Stifte, Umschläge, Heftklammern, Büroklammern und anderes Standardzubehör zu kaufen.
9. Kleidung
Coworking bedeutet, dass du nicht mehr in deinem Pyjama mit unordentlichen Haaren arbeiten kannst. Während die meisten Büros keine Kleiderordnung vorschreiben, gibt es eine allgemeine Erwartung, dass Mitglieder zusammengezogen und vorzeigbar erscheinen. Darüber hinaus erhöht der Weg zur Arbeit die Abnutzung Ihrer Kleidung und Schuhe, wenn Sie den Elementen trotzen. Bereite dich darauf vor, dein Budget für Kleidung und persönliche Pflege zu erhöhen, sobald du dich für Coworking angemeldet hast.
10. Behandlung der Sniffles
Wenn Sie jemals in einem Büro gearbeitet haben, haben Sie wahrscheinlich nicht so gute Erinnerungen an Erkältungen, Geschwüre und andere Krankheiten, die regelmäßig den Arbeitsplatz übernommen haben. Unglücklicherweise bedeutet gemeinsamer Arbeitsplatz gemeinsame Keime, also bereite dein Immunsystem auf einen unangenehmen Schock vor.
11. Steuern
Coworking-Mitgliedsbeiträge oder -mieten können steuerlich absetzbar sein, aber auch Home-Office-Ausgaben. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, um festzustellen, ob der Wechsel zu einem Coworking-Space Ihre Steuerpflicht beeinflusst, und wenn ja, um wie viel.
12. Versicherung
Überprüfen Sie Ihre Miet- oder Mitgliedschaftsvereinbarung, um herauszufinden, ob der Raum versichert ist und ob die Versicherung Unfälle oder Verluste abdeckt, die Sie, Ihre Kunden oder Ihre Besucher erleiden. Wenn dies nicht der Fall ist, sprechen Sie mit einem Versicherungsvertreter, um mehr über Ihre Versicherungsoptionen zu erfahren. Dies ist ein wichtiges Thema, daher sollten Sie den Versicherungsschutz Ihres Büros vor Ihrem Anwalt führen.
13. Diebstahl
Es ist üblich, dass die Sicherheit in Coworking-Räumen locker ist, besonders da die Mitglieder frei und ohne wirkliche Aufsicht kommen und gehen. Dies macht Ihre Arbeit und persönlichen Gegenstände leider anfällig für Diebstahl.
Trotz der zusätzlichen Kosten haben viele Leute das Gefühl, dass Coworking große Vorteile gegenüber traditionellen Heim- oder Geschäftsbüros bietet. Wenn Sie sich entscheiden, einen Coworking-Vertrag zu unterzeichnen, können Sie die Kosten minimieren:
1. Prepay Ihre Miete oder Mitgliedschaft
Einige Coworking Spaces bieten Rabatte für Mitglieder, die ihre Beiträge vorausbezahlen oder mieten. Fragen Sie den Raummanager, wenn dies möglich ist. Wenn ja, verhandeln Sie auch eine schriftliche Rückerstattungsvereinbarung für den Fall, dass Sie die Stadt verlassen oder zu Ihrem Home Office zurückkehren müssen.
2. Schauen Sie über die monatlichen Mieteinnahmen hinaus
Denken Sie daran, die tatsächlichen Kosten von Coworking sind nicht nur Ihre Miete oder monatliche Gebühren. Finde heraus, was in deiner coworking-Mitgliedschaft enthalten ist und was extra kostet. Nur dann sollten Sie Ihre Zahlen knacken.
3. Standort, Standort, Standort
Wählen Sie nach Möglichkeit einen Coworking Space in Ihrer Nähe. Durch die unmittelbare Nähe sparen Sie Zeit und Geld, während Sie gleichzeitig die Freiheit haben, zu Mittag zu essen. Wenn es keine Arbeitsbereiche in der Nähe Ihres Hauses gibt, vereinfachen Sie Ihr Leben und sparen Sie Zeit, indem Sie ein Büro in der Nähe von Einkaufsmöglichkeiten, Banken, Fitnessclubs oder Ihren Lieblings-Treffpunkten wählen. Wenn Sie viel reisen oder wenn Sie häufig mit Kunden außerhalb der Stadt arbeiten, suchen Sie nach einem Büro in der Nähe des Flughafens. Sie sollten auch Faktoren wie Parken und die Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln berücksichtigen. Zeit ist Geld, vor allem, wenn Sie ein Freiberufler sind, also unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der Barrierefreiheit bei der Wahl eines Büros.
4. Speichern Mittagessen und Snack Foods vor Ort
Wenn Ihr Coworking Space eine Küche beinhaltet, halten Sie gefrorene Vorspeisen, mikrowellenfähige Suppen und Sandwich-Fixierungen im Büro bereit. Kaufen Sie einen großen Vorratsbehälter für Lebensmittel, schreiben Sie Ihren Namen darauf mit einem dauerhaften Marker und füllen Sie ihn mit Sandwich-Wraps, Aufschnitt und Käse, damit Sie Ihr eigenes Mittagessen zubereiten können. Wenn Sie diese Gegenstände zur Hand haben, verringert sich die Versuchung, auswärts zu essen oder Lebensmittel zu liefern.
5. Nutzen Sie die Vorteile von Coffeehouse und Restaurant Promotions
Jedes Mal, wenn Sie vermeiden können, den vollen Preis zu bezahlen, sollten Sie. Viele Restaurants bieten spottbillige Mittagsgerichte an, also fragen Sie die lokalen Restaurants nach ihren Mittagsmenüs. Einige Cafés bieten einen Rabatt, wenn Sie Ihre eigene Tasse oder Thermoskanne mitbringen. Achten Sie auch darauf, Ihre Lieblingsstopps über Lochkarten-Treueprogramme zu stellen.
6. Machen Sie öffentliche Verkehrsmittel produktiv
Wenn Sie keinen Karussell bekommen, nutzen Sie die Pendelzeit, um das professionelle Lesen nachzuholen oder E-Mails zu lesen. Wenn das Lesen in Bewegung nicht für Sie funktioniert, hören Sie Industrie-Podcasts auf dem Weg ins Büro.
7. Untersuchen Sie Pendler Steuervorteile
Wenn Sie ein Telearbeitsangestellter sind, finden Sie heraus, ob Ihr Unternehmen an einem Steuererleichterungs-Programm teilnimmt, mit dem Sie für ÖPNV-Pässe bezahlen können, die von Ihrem Gehalt abgezogen werden. Diese Programme können Sie Hunderte von Dollar pro Jahr sparen.
8. Überprüfen Sie die Transit Pass-Optionen
Verfolgen Sie, wie viel Sie jeden Monat für Bus- und Bahntarife ausgeben. Viele öffentliche Verkehrsunternehmen bieten mehrere Tarifstrukturen an. Nehmen Sie sich also die Zeit, um alle Optionen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie das beste Angebot erhalten.
9. Verhandlungen mit lokalen Unternehmen
Lokale Händler, die Ihren Coworking Space nicht kennen, sind möglicherweise bereit, ihrer Mitgliederbasis spezielle Angebote anzubieten. Sprechen Sie mit dem Manager Ihres Coworking Spaces, um herauszufinden, ob er oder sie bereit ist, mit lokalen Unternehmen darüber zu sprechen, spezielle Rabatte für Sie und Ihre Mitarbeiter anzubieten.
Technologie macht Coworking zu einer guten Alternative für Freiberufler und Telearbeiter, die nicht von zu Hause aus arbeiten wollen. Dennoch ist es wichtig, alle zusätzlichen Kosten im Zusammenhang mit Coworking zu berücksichtigen. Diese Ausgaben in Ihr Budget zu budgetieren, bevor Sie sich entscheiden, einem Coworking Space beizutreten, ist ein weiser und wesentlicher Schritt in der Verwaltung Ihrer geschäftlichen und persönlichen Finanzen.
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