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13 Möglichkeiten, administrative Overhead-Kosten in Ihrem Unternehmen zu reduzieren


Die Kosten für die Führung eines Unternehmens sind oft verborgen, können aber erheblich sein. Diese Kosten zu senken, ist ebenso effektiv wie die Senkung der direkten variablen Kosten für Arbeit und Material. Im Gegensatz zu den Herstellungskosten sind die meisten Verwaltungskosten "fest", da sie selten von Monat zu Monat variieren, obwohl die Einnahmen steigen oder fallen.

Es ist entscheidend für die Rentabilität und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens herauszufinden, wie Sie spezifische Verwaltungskosten reduzieren oder eliminieren können. Durch die Reduzierung dieser Kosten werden die Erträge reduziert, die erforderlich sind, um die Gewinnschwelle zu erreichen oder einen Gewinn zu erzielen, die langfristige Preisstrategie flexibler zu gestalten und den Cashflow zu verbessern.

Wie man administrative Ausgaben schneidet

1. Kaufen Sie nicht - Miete
Die Entscheidung, eine Immobilie zu besitzen oder zu mieten, basiert im Allgemeinen auf Ihrem Betriebsumfang. Eigentum oder langfristige Mietverträge erhöhen Ihre Fixkosten und Ihr finanzielles Risiko. Während monatliche Mietverträge in der Regel kurzfristig etwas teurer sind, spart die Möglichkeit, die Vereinbarung zu beenden und in einen geeigneteren Raum zu wechseln, auf lange Sicht Geld und Haftung. In einem fluktuierenden Markt könnte es eine klügere Entscheidung sein, Ihr finanzielles Risiko zu begrenzen und Ihr Geld für diese Zeit zu sparen, wenn Sie mit den Marktchancen und einer Investition, die Ihren Kriterien entspricht, zufrieden sind.

2. Begrenzen Sie Reise- und Unterhaltungsausgaben
Kundenbeziehungen sind immer wichtig und sollten niemals kompromittiert werden. Der Wert von persönlichen Treffen ist jedoch keine Funktion von üppigen Geschenken und teuren Abendessen in Luxusrestaurants. Eine Unterhaltungspolitik etablieren, die der Wirtschaft entspricht; Ihre Kunden und Interessenten werden es verstehen, da ihr Unternehmen wahrscheinlich ähnliche Richtlinien implementiert.

3. Telearbeit
Durch die Technologie wird die Entfernung effektiv reduziert, sodass keine administrativen Personen oder Spezialisten benötigt werden, die sich physisch zusammenfinden. Mitarbeiter, die von zu Hause oder in temporären Einrichtungen von Monat zu Monat arbeiten, reduzieren oder eliminieren die hohen Bürokosten sowie die Nachfrage nach Support-Services. In vielen Fällen werden Arbeitnehmer, die die Möglichkeit zur Telearbeit haben, aufgrund der Freiheit und der fehlenden Fahrtkosten weniger entlohnt.

4. Büro und Hof untervermieten
Wenn Sie überschüssigen Platz haben, der für ein Jahr oder länger nicht genutzt wird, untersuchen Sie die Untervermietung. Als Vermieter behalten Sie weiterhin die Kontrolle über die Räumlichkeiten und die Aktivitäten im Raum und Sie erhalten zusätzliche Einnahmen, um die Kosten Ihrer eigenen Einrichtungen zu decken.

Bevor Sie einer Untervermietung zustimmen, sollten Sie sicher sein, dass der Platz während der Vertragslaufzeit nicht benötigt wird. Schließen Sie die Sprache in den Vertrag für die vorzeitige Beendigung ein, wenn es notwendig wird. Ihre Fähigkeit, den Raum wiederzuerlangen, bietet maximale Flexibilität und kann in der Vereinbarung widergespiegelt werden, indem entweder die Miete des Mieters während der Laufzeit des Vertrags verringert wird oder eine Strafe gezahlt wird, wenn eine Kündigung notwendig wird.

5. Schulden refinanzieren
Die Zinssätze sind zu diesem Zeitpunkt ungewöhnlich niedrig. Wenn Sie langfristige Verbindlichkeiten auf Ausrüstung, Maschinen oder Immobilien haben, ist es jetzt an der Zeit, sich zu refinanzieren, um die Zahlungen für die nächste Zeit so weit wie möglich zu reduzieren. In schweren Zeiten ist Bargeld der König, deshalb möchten Sie so viel wie möglich für Notfälle zur Hand haben.

6. Beseitigen Sie Abonnements und Mitgliedschaften
Im Laufe der Zeit fügen viele Unternehmen Abonnements und Mitgliedschaften aufgrund ihrer Branche und der geringen Kosten für eine einzelne Mitgliedschaft hinzu. Diese Ausgaben können sich jedoch schnell aufbauen und bleiben unbemerkt, da sie oft auf unterschiedlichen Zeitplänen und Spesenabrechnungen erscheinen.

Überprüfen Sie alle Ihre sozialen, brüderlichen und geschäftlichen Verbindungen, um sicherzustellen, dass sie notwendig sind und regelmäßig zum profitablen Betrieb Ihres Unternehmens beitragen. Beseitigen Sie diejenigen, die das nicht tun.

7. Reisekosten senken
Wenn möglich, eliminieren Sie Reisen und ersetzen Sie die Reisen durch Telefonanrufe, E-Mails und Videokonferenzen. Wenn Sie fliegen müssen, planen Sie voraus, um die hohen Kosten einer "plötzlichen" Reise zu vermeiden. Erhöhen Sie die Kontrolle Ihrer Spesenkonten, um eine klare Botschaft an Ihre Mitarbeiter zu senden, dass Kosten wichtig sind.

Reisen Sie lieber in Business-Hotels als in Luxus-Hotels, da diese oft die Hälfte eines Vier-Sterne-Hotels kosten. Und alle, die reisen, sollten Mitglieder der Affinitätsgruppe sein, die von diesem Hotel gesponsert wird, um Rabatte und kostenlose Übernachtungen zu erhalten.

Konzentrieren Sie sich bei Ihrer Autovermietung auf einen einzigen Anbieter, mit dem Sie einen Schnäppchenpreis ausgehandelt haben - geben Sie Standardmodelle an, außer in genehmigten Fällen. Wenn Sie in einer größeren Stadt wohnen, sollten Sie Taxis in Betracht ziehen, anstatt ein Auto zu mieten. Unterbrechen Sie den privaten Limousinenservice, es sei denn, sie sind mit Taxitraten vergleichbar.

8. Beseitigen Sie Papier
Das Verwalten von Papier ist zeitaufwendig und teuer. Das Sortieren, Archivieren und Auffinden von Dateien erfordert Sekretariats- / Bürozeiten und Raum. Erwerben Sie einen Scanner und digitalisieren Sie alle wichtigen Papiere und bewahren Sie sie in übersichtlichen elektronischen Dateien auf, um Platz und Verwaltungskosten zu sparen. Die Bücher und Aufzeichnungen Ihres Unternehmens sind für Ihren weiteren Betrieb von entscheidender Bedeutung. Daher ist es wichtig, Kopien der elektronischen Dateien in Ihrer Einrichtung und an einem entfernten Standort zu speichern.

Es sollte selbstverständlich sein, dass Dateien jeden Tag gesichert werden müssen, insbesondere Dateien, die sich auf die Identifikation Ihrer Kunden, Finanzdaten oder Kontaktinformationen beziehen.

9. Teilen Marketingkosten
Identifizieren Sie Produkte oder Dienstleistungen, die Ihr Produkt ergänzen. Wenden Sie sich dann an das Unternehmen, das die Produkte bereitstellt, und verhandeln Sie über eine gemeinsame Marketingvereinbarung. Zum Beispiel könnte ein Schwimmbad-Auftragnehmer einem gemeinsamen Marketing mit einem Lieferanten von Outdoor-Möbeln zustimmen, oder mehrere ethnische Restaurants könnten ein "International Food Experience" fördern, das jedes Restaurant an einem anderen Abend präsentiert. Diese Strategie erweitert Ihre Marketingbemühungen, ohne die Kosten zu tragen, die normalerweise mit dem Hinzufügen neuer Verkäufer oder Werbung verbunden wären.

10. Pflegen Sie die Ausrüstung im Haus
Wenn Reparatur und Wartung erhebliche Kosten in Ihrem Betrieb verursachen, sollten Sie einen Mechaniker oder Spezialisten beauftragen und die Reparatur intern durchführen. Sie haben eine bessere, regelmäßig gewartete Ausrüstung, mit der Sie teure Ersatzarbeiten bis zu einem späteren Zeitpunkt vermeiden können.

11. Verwenden Sie Airline-Meilen für Reisen, Hotels und Autos
Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter regelmäßig fliegen, sollten Sie eine einzelne Fluggesellschaft mit einem guten Reiseprämienprogramm für die Nutzung durch Unternehmen anvisieren. Melden Sie sich auch für eine der besten Kreditkarten für kleine Unternehmen an, und nutzen Sie die Punkte für das Firmengeschäft, wenn Sie Punkte oder Meilen sammeln.

12. Monitor Werkzeuge und Zubehör
Verbrauchsmaterialien sind ein unsichtbares Gut, das oft übersehen wird. Da kein Gegenstand für sich allein teuer ist, verlegen Mitarbeiter sie oft, lassen sie zurück oder bringen sie für den persönlichen Gebrauch mit nach Hause.

Leiten Sie eine Verbrauchsmaterialrichtlinie ein - halten Sie Bürobedarf in einem sicheren Bereich, der nur von einem bestimmten Mitarbeiter verfügbar ist. Wenn Sie ein Werk haben, in dem Handwerkzeuge oder andere Verbrauchsmaterialien verwendet werden, leiten Sie eine ähnliche Richtlinie ein. Weisen Sie den Benutzern Werkzeuge zu, die für die Kosten des Werkzeugs selbst verantwortlich sind, wenn es verloren geht oder fehlt.

13. Nutzen Sie das Internet
Jeder, der am Kauf von Materialien oder Zubehör beteiligt ist, sollte Zugang zum Internet haben und wissen, wie man die Daten nach bestimmten Artikeln durchsucht. Legen Sie die maximalen Kosten pro Artikel mit einer Richtlinie fest, nach der jeder, der Artikel über diesen Wert hinaus kauft, das Internet verwendet, um potenzielle Lieferanten und die niedrigsten Kosten zu ermitteln.

Letztes Wort

Administrative Kostensenkung erfordert die Kooperation und Beteiligung Ihrer Mitarbeiter. Ermutigen Sie ihre Teilnahme und Ideen, wenn Sie mit der Übung beginnen und halten Sie sie über die Ergebnisse auf dem Laufenden.

Unternehmensberater sind allgemein der Meinung, dass die meisten Unternehmen Verwaltungsausgaben um bis zu 10% senken können, ohne dass ihre Effizienz darunter leidet. Wenn Sie die Strategien zur Senkung der Geschäftskosten implementieren, überwachen Sie deren Auswirkungen, um sicherzustellen, dass die Kundenbeziehungen nicht beeinträchtigt werden und dass die Kosten in nicht administrativen Bereichen infolge der Kürzungen steigen. Wenn die Änderungen in den administrativen Vorgängen abgeschlossen sind, überführen Sie die "Kostensenkungsphase" in eine "Kostenkontrolle" -Phase, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen in das Tagesgeschäft des Unternehmens eingebettet werden.

Welche anderen Möglichkeiten können Sie vorschlagen, um die Verwaltungskosten zu senken?


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