Hat dein Chef dich jemals unfair behandelt oder dich für einen Fehler verantwortlich gemacht, der außerhalb deiner Kontrolle lag? Kürzlich kam ein Freund in Bedrängnis über ein kritisches handschriftliches Memo, das er und seine Kollegen von ihrem Vorgesetzten, dem Manager einer nationalen Einzelhandelskette, erhalten hatten. Die Kette, ehemals ein Liebling der Wall Street, war durch das Scheitern der Firma, einen Jahresvertrag mit einem ihrer größeren Kunden zu erneuern, in Ungnade gefallen. Infolgedessen war der Aktienkurs um ein Drittel gefallen, der Cashflow war zurückgegangen, Entlassungen waren zu erwarten, und die Moral war auf den Müllkippen. Jeder Mitarbeiter fühlte den Druck.
Die junge Assistentin, die zwischen Groll und Hoffnungslosigkeit schwankte, wusste nicht, wie sie auf das dreiseitige Memo reagieren sollte, das Versagen nach dem Scheitern von Aufgaben und Erwartungen auflistete, die von der Gruppe nicht erreicht worden waren. Das Memo endete mit der Drohung, "Dinge müssten sich ändern oder sonst", und dass er, der Manager, sich wegen ihrer Mängel nicht mehr um die Individuen kümmerte. Mein Freund, hin- und hergerissen zwischen dem Aufgeben für das, was er für eine unfaire Einschätzung hielt, oder dem Bleiben, wenn sich der weitere Fortschritt verzögern oder unmöglich machen könnte, fragte mich: "Was soll ich tun? Hör auf oder bleib dort und hoffe, dass ich nicht gefeuert werde? "
Alle Kommunikationen haben ein Ergebnis. Aber war das Ergebnis in diesem Fall derjenige, der vom Manager gewünscht wurde, der das Memo geschrieben hat? Geschäftsbeziehungen, insbesondere zwischen Vorgesetzten und Untergebenen, sind oft aufgrund mangelnder Kommunikation, mangelnder oder falscher Auslegung von Fakten, unter Druck stehender Umgebungen und gegenseitiger Verpflichtung zum Erfolg schwierig. Wie in Sport und Politik sind viele Geschäftsfehler ungezwungen. Maulwurfshügel werden zu Bergen, und Fehler werden zu Katastrophen aufgrund von Emotionen und Überreaktionen.
Die Forschung hat bewiesen, dass Emotionen oft den Intellekt außer Kraft setzen, eine Folge davon, Äonen zu bekämpfen oder zu fliehen, bevor Bestien Menschen verspeisten, die sich nur langsam entscheiden konnten, ob sie gefährlich waren. Glücklicherweise haben die meisten Unternehmen keine "töten oder getötet werden" Umgebung - aber wir sind immer noch darauf vorbereitet, auf eine zu reagieren.
In diesem Fall wurde die Motivation des Managers, seine Mitarbeiter zu motivieren, nach hinten losgelassen. Auch wenn das Erscheinungsbild des Geschäfts und die zu reparierenden Vorgänge offensichtlich Mängel aufwiesen, war das Ergebnis des Memos, die Aufmerksamkeit auf Persönlichkeiten zu lenken, nicht auf Leistung. Während das Memo kurzfristig für den Manager sicher kathartisch war, war die langfristige Auswirkung ein Verlust des Vertrauens und des Vertrauens in seine Führungsfähigkeit, was zu einer Zunahme der täglichen Spannungen zwischen dem Manager und den anderen Angestellten führte und die Wahrscheinlichkeit eines signifikanten Verlusts von potenziellen zukünftigen Managern und deren angesammeltem institutionellen Wissen. Wie hätte der Manager die Situation anders handhaben können?
Es gibt eine Reihe von Dingen, die ein Manager tun kann, um seine Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern:
1. Berücksichtigen Sie die Situation, bevor Sie etwas unternehmen
Unsere Emotionen verleiten uns dazu, schnelle Entscheidungen zu treffen, die auf oberflächlichen Beweisen basieren, die möglicherweise nicht die wahre Natur des Problems widerspiegeln. Der Manager ging davon aus, dass das schlechte Aussehen des Ladens auf die mangelnde Anstrengung oder Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zurückzuführen war. Er versäumte es zu berücksichtigen, dass mehrere Filialangestellte aufgrund der finanziellen Situation gekündigt worden waren, während die Auslastung des Geschäfts gleich blieb. Jeder stellvertretende Manager war für mehr Bereiche verantwortlich, in denen weniger Leute für die Arbeit zuständig waren.
Darüber hinaus musste jeder Mitarbeiter aufgrund des Verlusts des Großkunden eine Gehaltskürzung vornehmen, und jeder war besorgt, dass der Kundenverlust seine eigene Beförderung zum Filialleiter verlangsamen würde. Obwohl sie nicht beabsichtigt waren, litten sie wahrscheinlich unter ihren eigenen Sorgen.
2. Sammeln und bestätigen Sie Informationen, bevor Sie eine Entscheidung treffen
Wir neigen dazu, Symptome mit Krankheit zu verwechseln und behandeln demzufolge das Symptom und nicht die zugrunde liegende Krankheit. Dank der Technologie können wir riesige Datenmengen erfassen und in Scheiben schneiden und so gestalten, dass sie so aussehen, wie wir es wollen. Aber Daten sind eine Darstellung des Problems, nicht das Problem selbst. Die Arbeit der Assistenten zu beobachten und über die Aspekte ihrer Arbeit zu sprechen und ihnen zuzuhören, könnte zu einer anderen Schlussfolgerung geführt haben als die, die der Manager erreicht hat.
3. Konzentrieren Sie sich auf Probleme, nicht auf Persönlichkeiten
Das Memo des Managers griff den Charakter jedes Assistenten an, indem er andeutete, dass sie faul, verfallen oder ihn betrogen hatten. Die Implikationen verstärkten den emotionalen Kontext des Memos und überschatteten dessen sachlichen Inhalt und Zweck.
Die Assistenten antworteten daraufhin mit Emotionen, ohne innezuhalten, um die Gültigkeit der Fakten zu überdenken oder dem Manager irgendwelche Erklärungen zu geben. Wenn Sie mit einem Problem mit emotionalem Inhalt zu tun haben, sollte die "24-Stunden-Regel" gelten: Senden Sie keine E-Mails, Nachrichten, Briefe, Memos oder Berichte an andere, bis Sie einen Tag Zeit zum Nachdenken haben seinen Inhalt und sind sicher, dass es die Fakten und den Ton, den Sie wünschen, kommuniziert.
4. Verwalten Sie Einzelpersonen, keine Gruppen
Das Memo des Managers war an alle und niemanden gerichtet. Der Mangel an Spezifität ermöglichte es jedem Empfänger, persönliche Verantwortung zu vermeiden, da jeder seine eigenen Bemühungen als erfüllt empfunden hatte. Als Konsequenz konnte das Memo nicht das gewünschte Ergebnis erzielen und eine bereits heikle Arbeitsumgebung verschärfen. Gruppenkommunikation ist perfekt für allgemeine Informationen, Bildung und Lob; Sie sollten jedoch nicht für individuelle Anweisungen oder Kritik verwendet werden. Denken Sie daran, Lob in der Öffentlichkeit und kritisieren privat.
5. Treffen Sie Untergebene von Angesicht zu Angesicht
Die Bedeutung und Absicht geschriebener Wörter ohne den Kontext einer physischen Präsenz wird oft missverstanden und kann zu Verwirrung und Konflikten führen. Es gibt keinen Ersatz dafür, jemandem in die Augen zu sehen und ihre Reaktion auf das Gespräch zu sehen, um den Inhalt zu klären und Verständnis und Übereinstimmung sicherzustellen.
Manager verstecken sich oft hinter Notizen und Notizen, als ob ihre Untergebenen Roboter wären, die an ihren Platz gebracht und programmiert werden müssten. Erfolgreiche Führungspersönlichkeiten suchen jedoch ein persönliches Engagement und bauen Brücken des Vertrauens, des gegenseitigen Respekts und der gemeinsamen Erfahrung. Sei physisch verfügbar und "gehe den Weg" und lass deine Leute wissen, dass du durch das Gute und das Schlechte bei ihnen bist.
6. Weisen Sie Aufgaben direkt und eindeutig zu
Menschen arbeiten am besten, wenn sie wissen, was von ihnen erwartet wird. Gute Manager identifizieren die Ziele und Maßnahmen in einfachen, verständlichen Begriffen, weisen die Verantwortung eindeutig zu und bestätigen, dass die Informationen von denen verstanden werden, an die sie gerichtet sind. Gute Manager folgen und geben korrektive Eingaben, um sicherzustellen, dass sich jeder seiner Untergebenen auf derselben Seite befindet und auf dasselbe Ziel hinarbeitet.
Manager sollten immer daran denken, dass kein Mitarbeiter eine Arbeit mit der Erwartung übernimmt, dass er oder sie bei der Arbeit übersehen, ignoriert oder unbedeutend sein wird. Mitarbeiter wollen von ihren Kollegen gemocht und respektiert werden und stolz auf ihren Arbeitgeber sein. Die Herausforderung des Managements besteht darin, diesen Enthusiasmus und das Engagement der Mitarbeiter auch in Stresssituationen zu erhalten und weiterzuentwickeln.
Fehler sind Teil des Wachsens, und das Unterschreiten und Korrigieren des Kurses sind regelmäßige Ereignisse in der Wirtschaft und im Leben. Mit Untergebenen so umzugehen, wie Sie es in einer ähnlichen Situation tun möchten, ist der beste Weg, den ein Manager nehmen kann.
Mein Freund, der stellvertretende Manager, konnte auch von dieser Veranstaltung lernen. Seine Reaktion, obwohl verständlich, verschlimmerte die Situation unnötig. Als Folge litten er und die anderen Assistenten an nutzloser Sorge und verschwendeten Zeit und Mühe, um sich über die wahrgenommene Ungerechtigkeit, die sie erfahren hatten, zu beklagen. Diese Zeit und Energie hätte besser dafür verwendet werden können, die Probleme des Ladens anzugehen und den Kundenservice zu verbessern. Obwohl weder er noch die anderen Assistenten die Gefühle des Managers beeinflussen konnten, die zu dem Memo führten, lag ihre Antwort darauf in ihrer Kontrolle.
Wenn Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden, sollten Sie:
1. Personalisiere niemals Kritik
Egal, ob Sie Kritik geben oder erhalten, sie sollte auf beobachteten Handlungen und Ergebnissen basieren, nicht auf Absicht. Es ist unmöglich, die Beweggründe für irgendeine Aktivität zu kennen, nur die physischen Handlungen und das Ergebnis der Aktivität. Folglich sollte Kritik emotionslos gegeben und akzeptiert, auf ihre Gültigkeit und Relevanz geprüft und umgesetzt werden, wenn das Handeln gerechtfertigt ist.
Mit anderen Worten, seien Sie nicht zu empfindlich oder defensiv, wenn Sie Feedback erhalten. Betrachten Sie die erhaltenen Informationen als beabsichtigt, um ein anderes Ergebnis zu erhalten, nicht einen persönlichen Angriff.
2. Verstehen Sie die Situation
In diesem Fall war der Grund für die Kritik der physische Zustand und das Aussehen des Ladens. Zu anderen Zeiten ist konstruktive Kritik Teil einer regelmäßigen Leistungsüberprüfung der Mitarbeiter, die beiden Seiten Feedback geben soll. Nutzen Sie beide Möglichkeiten, um Ihre Beziehung aufzubauen und Informationen zu erhalten. Verwenden Sie eine Rezension als eine Gelegenheit, um Informationen zu erhalten und zu geben, die andernfalls möglicherweise übersehen würden.
3. Sei Verständnis
Wann immer Sie etwas erhalten, was Sie als ungerechtfertigten persönlichen Angriff oder Kritik betrachten, erkennen Sie die Quelle und ihre Umstände, bevor Sie zu einem Schluss kommen. Unglücklicherweise haben die Menschen schlechte Tage, und sie antworten oft, indem sie andere aus irgendeinem Grund angreifen. Wenn die Köpfe kühler sind und der Druck geringer ist, wenden Sie sich an den Angreifer, um mehr über das Problem zu erfahren und wie Sie Teil der Lösung sein können. Sie werden vielleicht feststellen, dass der Reiz für den Angriff eine Überreaktion des Absenders war oder nichts mit Ihnen oder Ihrer Arbeit zu tun hatte.
4. Lerne aus deinen Fehlern
Wie auch immer Ihre Karriere aussehen mag, Sie können und sollten weiterhin lernen. In Ihrem Arbeitsleben arbeiten Sie für und mit Vorgesetzten unterschiedlicher Fähigkeiten und Talente. Einige werden Sie sich aufgrund ihrer großen Führung erinnern, während Sie sich an andere erinnern werden, weil sie so schlechte Manager waren. Auch dieser kann dir etwas beibringen.
In diesem Fall hat mein Freund erfahren, wie er sich gefühlt hat, als er ungerechterweise wegen schlechter Leistung angeklagt wurde. Hoffentlich wird er sich an seine Gefühle erinnern, bevor er die gleichen Fehler mit den Leuten macht, die ihm gegenwärtig oder in der Zukunft berichten. Manchmal sind die schlechten Beispiele effektiver als die guten.
Management und Führung ist eine gelernte Fähigkeit. Effektive Manager haben Erfahrung auf beiden Seiten des Spektrums, indem sie sowohl Anweisungen geben als auch geben. Und der Erfolg eines Unternehmens steht in direktem Zusammenhang mit den Fähigkeiten seiner Manager und deren Fähigkeit, Mitarbeiter durch schwierige und schwierige Zeiten zu führen.
Indem du deine Kommunikation mit deinen Untergebenen und Vorgesetzten analysierst und nachdenkst, kannst du besser lernen, in welcher Position du auch immer zu führen. Auf diese Weise sichern Sie nicht nur Ihre Zukunftsaussichten für den Aufstieg Ihres Unternehmens, sondern schaffen auch eine produktivere und bessere Arbeitsumgebung für Sie und Ihre Kollegen.
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